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Por Laura M. Molla Enguix. Abogada. Departamento jurídico GMR Management Y Servicios Juridicos SL
Es bastante común, en otros sectores de actividad, hablar de gestión por proyectos, cuadro de mando integral, management, organización y estrategia. El sector jurídico, más conservador en la manera de dirección y gestión interna, siempre se ha quedado al margen, quizá anclado en su zona de confort, en la antigua estanqueidad de las normas jurídicas. Las reformas legislativas no cesan en los últimos años. La sociedad está en crisis, no solo económica sino de valores, y todo va demasiado rápido. La tecnología, las redes sociales, la información a la que tenemos acceso, nos obliga a ser mucho mas dinámicos en el modo de dar respuesta al cliente, y eso exige un conocimiento interno de nuestro despacho exhaustivo. Para ello existen diversos métodos para implementar un verdadero proceso de Management interno, si bien en este post nos centraremos en algo muy concreto. Si en una firma de ingeniería es bastante habitual trabajar por proyectos, ¿por qué no hacerlo en un despacho de abogados?. No todo el trabajo que se realiza en un despacho de abogados es estrictamente judicial. Y si así fuera, es muchísimo más fácil, pues todas las fases del proceso las conocemos perfectamente. Cierto es que la tecnología y las redes sociales han impulsado con verdadero dinamismo nuestra profesión, pero no perdamos el norte. Están a nuestro servicio y no nosotros al servicio de la tecnología. Al final lo que importa es la ejecución del proyecto. Que las cosas se hagan. Debemos ser “solucionadores”. Cuando se inicia un proceso de administración interno en una empresa lo que se pretende es crear unos objetivos tangibles, con un conjunto de metas y de medidas de rendimiento que contribuyen a que el éxito sea una cosa concreta para toda la organización. Y el resultado más tangible es la rentabilidad, los resultados económicos. Y ello es igual sea cual sea la organización. Y, ¿por qué no? un despacho de abogados también es una organización. El cambio en nuestro sector viene influenciado por la dispersidad y disparidad de normativa legal, que hace que sea totalmente imposible conocer de todo y de todos los sectores. La figura del “hombre bueno” como era concebido antiguamente el abogado, llegó a su fin en el S.XXI. Es necesario hiperespecializarse, por materias y por sectores. Un verdadero traje a medida, como he dicho en alguna ocasión. Debemos evolucionar, y para ello, tenemos a nuestro alcance herramientas propias de gestión de proyectos, dentro del Management, que nosotros podemos adaptar a nuestro sector, para dar un mejor servicio al cliente. Un avance más en este cambio en nuestra profesión es aprender a trabajar por proyectos, y, ¿por qué no? innovar con ello. Y ¿esto qué significa?. Pues, entre otras cosas, aprender a definir las distintas fases de un proceso previo judicial, las subsiguientes fases jurídicas en su caso, y la ejecución de todo el trabajo. Creando un verdadero “Timing” del proceso. Definiendo tiempos, y personas responsables de su ejecución, de modo que el vacío que se produce cuando unas tareas no han sido desarrolladas tenga un verdadero responsable a quien exigir el cumplimiento de los objetivos en un determinada fase de la ejecución. Con ello se consigue que los objetivos y estrategia de la firma, vinculen también a sus responsables. Además aporta valor al cliente, pues es conocedor en todo momento de la planificación de su expediente, del tiempo y coste. ¿Y como implantamos esta gestión por proyectos en nuestro despacho? El primer paso va a ser cambiar nuestra manera de pensar en el “expediente” por un “proyecto”, con un inicio y un final. Todos los procesos que voy a explicar a continuación tienen su propia nomenclatura, pero voy a intentar explicarlo más allá de su terminología, centrándome en el proceso en si. Aceptado el proyecto del cliente, deberíamos determinar las distintas fases del mismo y las persona involucradas para llevarlo a cabo. La planificación es clave aquí, puesto que es nuestra hoja de ruta que nos permitirá no desviarnos en nuestro camino. Es una guía, que nos permitirá saber como actuar ante eventuales imprevistos, que surgirán, seguro, a lo largo del proceso. Para ello podemos utilizar una simple hoja de cálculo (si, otro elemento más propio de otros sectores, pero que el sector legal deberíamos aprender a utilizar para la planificación de proyectos). Esta hoja de cálculo debería recoger las distintas fases, actuaciones a realizar, riesgos de la misma.
Un ejemplo de lo anterior podría ser el siguiente: Por supuesto el anterior es un ejemplo sencillo, pero lo podemos utilizar para cualquier expediente/proyecto, si además somos capaces de relacionar las distintos departamentos que pueden intervenir en un proyecto (desde la redacción de una carta de despido objetivo, hasta su defensa judicial, por ejemplo). Delimitado lo anterior, procedemos a asignar responsabilidades y duración de tiempos. Esto quizá es lo más complicado, pero, si desglosamos todo por niveles, es mucho más sencillo estimar cuantas horas va a requerir una actividad concreta. La misma tabla anterior nos puede servir para la estimación horaria (en la última columna) , y añadiríamos una columna más para la asignación del responsable. Ello daría lugar a una tabla similar a ésta: Actualmente es posible encontrar software de gestión de despachos de abogados que puedan organizar toda esta información de un modo más estético, incluso ya existen algunos de ellos que son capaces de crear un Diagrama de Gantt. Si bien como he dicho anteriormente, la intención de este post es referirme al proceso en si mismo, y no únicamente a su nomenclatura, que quizá enriqueciera muchísimo más el nivel de esta redacción. Pero el objetivo es hacer fácil el proceso, haciendo accesible el mismo, a los pequeños y medianos despachos, no exentos de su obligación de gestión interna más allá del conocimiento técnico, que les permita conocer en detalle los costes de cada proyecto.
Esto tan sencillo, se puede hacer más complicado cuando gestionamos varios proyectos a la vez. Aquí es necesario establecer prioridades, y para ello podríamos hacer un juego con unos simples clips, pero eso ya es otra historia… Esta es solo una parte de las posibilidades que nos permite el Management aplicado a un despacho de abogados, si bien existen muchísimas herramientas que por extensión, no es posible resumir en este post.
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