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 Para lograr sus objetivos, así como el buen gobierno corporativo y la eficiencia
de sus operaciones, es necesario que toda empresa o entidad tengan implantado
y en funcionamiento un adecuado sistema de control interno. La ausencia
del mismo, o la concurrencia de deficiencias en aspectos relevantes, supondrá
debilidades que contribuirán al fracaso de las metas y de los fines perseguidos,
a tener que soportar y acumular quebrantos y, con bastante probabilidad, al caos
y a dificultades para continuar con las actividades.
De acuerdo con lo establecido por las Normas Internacionales de Auditoría
emitidas por la IFAC, adaptadas y de obligatoriedad en España, los cinco
componentes principales de un adecuado sistema de control interno a observar y a
tener implantados por cualquier entidad abarcarían: el “Entorno de Control”,
entendiendo por ello -básicamente- la actividad favorable hacia la cultura
empresarial correcta, la conciencia de control, el comportamiento ético y otros
factores como las competencias y capacidades; “El Proceso de Valoración del
Riesgo de la Entidad”, identificando y valorando los riesgos y estableciendo
las acciones para mitigar o reducir los mismos; “El Sistema de Información”,
que supondría mantener unos procesos de actividad competentes, con sus controles
efectivos y la emisión de información económico-financiera sobre la que se
puedan tomar decisiones adecuadas; “Las Actividades de Control”, que
conllevan, entre otros, el sistema de autorizaciones y ejecución de operaciones,
la segregación de funciones y otros aspectos; y, por último, “El Monitoring”
o supervisión global y continuado del funcionamiento efectivo del sistema de
control interno.
En las pequeñas y medianas empresas o entidades, el mantenimiento de un
adecuado sistema de control interno (formalizado) se complica debido a la
existencia de pocos empleados. Esto se traduce en una carencia de
segregación de funciones, e igualmente en una simplificación del funcionamiento
del sistema, con ausencia, en muchos casos, de documentación sobre los controles
internos existentes.
No obstante, estas carencias o aparentes debilidades en el sistema de control
interno pueden y deben ser suplidas con la implementación de dos aspectos de
especial importancia: en primer lugar, ejerciendo una actividad íntegra y
honesta, así como una competencia alta y un control continuo por parte de los
accionistas-administradores, lo que devendría en un entorno de control efectivo.
Por otro lado, casi como una consecuencia de lo anterior, se debería procurar
una competencia alta del personal del área de Administración y Contabilidad, así
como la comunicación fluida de información para la toma de decisiones, lo que
devendría igualmente en un sistema de información efectivo.
Los
problemas se ponen de manifiesto en aquellas pequeñas y medianas empresas o
entidades en las que los accionistas-administradores no prestan especial
atención a esta conciencia de control, ni presionan o
ejercen las acciones oportunas para disponer de un sistema de información que
permita una adecuada toma de decisiones. La capacidad de emprender negocios y la
visión comercial son el motor de las empresas y entidades, pero deben ir
acompañados de otras acciones que conduzcan al logro de los objetivos y, entre
éstas, tiene especial relevancia el mantener un sistema adecuado de control
interno, con un entorno de control y un sistema de información en condiciones.
Si los accionistas-administradores no se sienten capacitados para ello, han de
tener la habilidad suficiente para integrar en sus organizaciones a
profesionales preparados a nivel de Dirección General y de Dirección
Administrativa Financiera, e igualmente, apoyarse en el valor añadido que pueden
aportar los auditores y los asesores externos.
La
auditoría externa,
incluso voluntaria, toma especial relevancia en la aportación de valor en dichas
circunstancias, pues además de constituir una herramienta que transmite como
resultado fiabilidad y transparencia de información ante terceros, contribuye
a la adopción de mejoras internas. Todo esto, a través de recomendaciones
para superar posibles debilidades del sistema de control interno, e igualmente
impulsando superación al propio personal de la entidad auditada, que conoce que
su trabajo en las áreas financiera, administrativa y contable va a ser objeto de
evaluación periódica con motivo de los trabajos de auditoría.
Por tanto, los accionistas-administradores de estas organizaciones tienen la
opción de ejercer ese necesario entorno de control favorable, así como de hacer
un uso adecuado del necesario sistema de información, bien por sí mismos, o bien
mediante los profesionales colaboradores necesarios. Esto contribuye al
fortalecimiento y al logro de los objetivos; o por el contrario, en casos de
dejadez, ante circunstancias de deterioro y de competencia alta del mercado,
lleva a desconocer su situación, a no poder tomar decisiones clave de forma
puntual y a sucumbir irremediablemente ante el cúmulo de circunstancias
adversas.
Los últimos años de crisis económica en España han corroborado la realidad de
las situaciones expuestas, lo que se demuestra en el hecho de que numerosas
empresas o entidades de pequeño y mediano tamaño han entrado en Concurso de
Acreedores. En muchos casos, y tras el análisis efectuado por la
Administración Concursal, se han puesto de manifiesto las deficiencias de ese
entorno de control y del sistema de información cuya responsabilidad recaía en
los accionistas-administradores. Ello se ha traducido en ineficiencia en la
gestión y, adicionalmente, en el incumplimiento de deberes y formalidades en el
sistema contable. Es decir, en el incumplimiento del referido sistema de
información, llegando a desembocar en irregularidades contables relevantes
que, junto con otros incumplimientos, han desembocado en concurso culpable, al
haber podido contribuir al agravamiento de la insolvencia, con derivación de
responsabilidad para dichos administradores. |
