Muchas empresas siguen recibiendo facturas en papel y las escanean sin preguntarse si el programa que utilizan cumple lo que exige Hacienda. La diferencia importa: una imagen digital cualquiera no equivale a una digitalización certificada, y elegir mal el software puede dejar a la empresa sin las garantías que busca.
Qué es la digitalización certificada de facturas
La digitalización certificada de facturas consiste en convertir un documento en papel en una imagen digital mediante escáner u otras técnicas fotoelectrónicas, utilizando para ello un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria (AEAT). Está regulada en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Su objetivo es que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel.
La clave está en la palabra «homologado». No sirve cualquier programa de escaneo ni cualquier aplicación de gastos que fotografíe facturas: el proceso solo es de digitalización certificada cuando se realiza con un software que la AEAT ha homologado previamente.
Qué significa que un software esté homologado
No basta con que el fabricante afirme que su producto cumple la norma. La homologación la concede la AEAT a partir de una solicitud que debe acompañarse, entre otros documentos, de:
- Una declaración responsable de cumplimiento de la orden.
- La descripción de las normas técnicas, los protocolos y los procedimientos de seguridad, control y explotación de la base de datos documental.
- Un plan de gestión de calidad del proceso de digitalización y firma, que incluye el mantenimiento de los dispositivos.
- Un informe de una entidad de auditoría informática independiente, con solvencia técnica acreditada, que se pronuncie sobre el cumplimiento de la orden.
Estos requisitos indican qué se espera del proceso: que sea seguro, que esté controlado y que lo haya revisado un tercero independiente. La solicitud se dirige al Departamento de Informática de la AEAT y la pueden presentar empresas residentes en España o en la Unión Europea. El plazo de resolución es de seis meses y, si la Administración no responde en ese tiempo, la solicitud puede entenderse desestimada por silencio administrativo.
La resolución técnica de la AEAT de 24 de octubre de 2007 concreta además cómo debe ser el resultado: una imagen de al menos 200 puntos por pulgada, en formatos estándar y sin pérdida de calidad, con metadatos que incluyen la referencia de homologación, una marca de tiempo y el nombre y la versión del software, y un fichero firmado que debe permanecer inalterado.
Esto tiene una consecuencia práctica: la homologación no es un trámite inmediato ni automático. Un proveedor que presente su producto como homologado debería poder acreditarlo, y no conviene fiarse de fórmulas vagas como «conforme a la normativa» o «preparado para Hacienda».
Qué comprobar antes de contratar un software de digitalización
Antes de elegir una herramienta, conviene revisar al menos estos puntos:
- Que el proveedor acredite la homologación por la Agencia Tributaria y no solo que «cumple la normativa».
- Que la versión del software que se contrata sea la homologada y no otra anterior o distinta.
- Que la captura del documento original se haga dentro del propio software, sin permitir adjuntar imágenes ya existentes.
- Que el proceso incluya la firma de las imágenes digitalizadas, porque la homologación se solicita para el conjunto del proceso de digitalización y firma.
- Que el proveedor sea una empresa residente en España o en la Unión Europea, requisito para poder solicitar la homologación.
- Que la empresa pueda documentar el proceso: quién digitalizó, cuándo y con qué software.
- Que exista una forma clara de acceder a las imágenes digitalizadas y consultarlas cuando haga falta.
Una señal de alerta: poder adjuntar imágenes ya hechas
Hay una pista que permite descartar con rapidez muchas herramientas: si el software deja adjuntar una imagen que ya existe, como una foto guardada en la galería o un archivo anterior, es una señal de que probablemente no está homologado.
La razón está en cómo describe el proceso la resolución técnica de la AEAT: un proceso informático continuo, sin interrupciones ni intervención de un operador, que empieza con la digitalización del documento original en papel por un medio fotoeléctrico y sigue con la optimización de la imagen, la inclusión de metadatos y la firma. La norma no menciona expresamente las imágenes ya existentes, pero una imagen creada antes y fuera del sistema se salta el primer paso, y el proceso difícilmente puede garantizar de dónde procede o si se ha modificado.
Por eso conviene comprobar cómo se realiza la captura. Si la herramienta solo permite escanear o fotografiar el documento original dentro del propio proceso, la señal es positiva. Si admite cualquier archivo, lo razonable es pedir explicaciones al proveedor antes de contratar.
Preguntas que conviene hacer al proveedor
Una conversación breve con el proveedor suele despejar casi todas las dudas. Estas preguntas ayudan a no dar nada por supuesto:
- ¿Dónde consta la homologación de su software y a qué versión se refiere?
- ¿Se puede adjuntar una imagen ya existente o la captura se realiza siempre desde el documento original?
- ¿Cómo se firman las imágenes digitalizadas y quién conserva esa firma?
- ¿Qué informe de auditoría informática respalda el producto?
- ¿Qué ocurre con las imágenes digitalizadas si la empresa cambia de proveedor?
Errores habituales al digitalizar facturas
El más frecuente es escanear con una aplicación genérica y dar por válido el resultado. También lo es suponer que cualquier software de gestión de gastos está homologado, mezclar versiones o configuraciones distintas de la homologada, o no conservar la documentación que acredita el proceso.
Otro error es pensar que la homologación del software lo resuelve todo. El software homologado es una parte imprescindible del proceso, pero la empresa debe utilizarlo tal como fue homologado y mantener un procedimiento ordenado y documentado.
Cómo elegir con criterio
Para digitalizar facturas con validez legal, la empresa necesita una herramienta homologada y un proceso ordenado que la respalde.
Hoy existen soluciones pensadas para este fin, como la de Sabbatic: el software homologado por la Agencia Tributaria permite a las empresas digitalizar sus tickets y facturas de gastos con las garantías que exige la norma. Sea cual sea la herramienta elegida, conviene pedir siempre la acreditación al proveedor, conservarla y comprobar que la empresa utiliza el software en las condiciones aprobadas por la AEAT.