Carlos Adeva / @CarlosRAdeva

Nerea Ibáñez, Desarrollo de Negocio y Comunicación Interna de Marimón Abogados

En nuestra conversación de hoy nos encontramos con Nerea Ibáñez, responsable de Marketing, Desarrollo de Negocio y Comunicación en Marimón Abogados, desde hace tres años. Su formación académica es licenciada en Sociología con la especialización en Comunicación en la Universidad Complutense. Máster en Diplomacia y Relaciones internacionales en la Escuela Diplomática y actualmente cursando el Postgrado en Dirección estratégica de marketing, dentro del GESCO, en ESIC.

El perfil y las funciones de Nerea nos llevan a un debate que me he encontrado en nuestro sector legal, ¿Quién debe asumir la responsabilidad de gestionar la Comunicación Interna, el departamento de Recursos Humanos o el de Comunicación y Marketing?

Un aspecto a tener en cuenta en este debate es que desgraciadamente no todos los despachos de un cierto nivel y tamaño tienen departamento de Recursos Humanos, mientras que sí suelen tener un departamento de Marketing y Comunicación y si no lo han creado, veo difícil que la preocupación por la Comunicación Interna sea una prioridad

Si soy sincero, yo no tengo un criterio firme. Desde luego debe existir una coherencia entre el marketing, la comunicación externa y la interna, lo cual debería llevarnos a apostar por este modelo. Sin embargo, la gestión de los equipos, su estructura, en definitiva su bienestar son responsabilidades que corresponden al departamento de RRHH. En mi opinión y basándome en un cierto conocimiento de las organizaciones del sector legal y en el paradigma de la gestión de reputación de STRONGelement, apostaría por incluirlo en Marketing y Comunicación ya que, a nivel de importancia dentro de la estructura del despacho, tiene un mayor nivel de relevancia a la hora de establecer la estrategia y cultura del despacho.

La estructura organizativa de Marimón Abogados incluye el área de Desarrollo de Negocio a las responsabilidades que asume Nerea Ibáñez con el objetivo de favorecer la coordinación de los mensajes del despacho, esta coherencia entre la Comunicación Interna, el Marketing y el Desarrollo de negocio favorece la construcción de  una sólida  cultura de la firma.

Centrándonos en el caso que nos ocupa, Marimón Abogados es un despacho fundado en 1931 en Barcelona, vinculado en sus inicios al Derecho mercantil y al asesoramiento a empresas extrajeras que se establecían en Barcelona, especialmente provenientes de Alemania. En la actualidad, cuenta con más de 65 abogados, y un total de 80 profesionales distribuidos en sus tres sedes de Barcelona, Madrid y Sevilla. A raíz del crecimiento del despacho, hace cinco años se decide crear el departamento de Marketing que poco a poco y con trabajo, se ha ido ganando la confianza de la dirección y del resto de la plantilla, desarrollando nuevas áreas y responsabilidades dentro de la Comunicación externa, la Comunicación Interna y el Desarrollo de Negocio, en este camino. Nerea Ibáñez se incorporó hace tres años contribuyendo a este crecimiento y consolidación.

Como hemos visto en otros casos a lo largo de estas conversaciones sobre Comunicación Interna, Marimón Abogados apuesta por la formación como un medio y estrategia para crear equipo y cultura del despacho. Más allá de la comunicación formal habitual e informal entre los miembros del equipo, la formación interna me parece una estrategia magnífica puesto que además de favorecer las relaciones personales, motiva y aumenta la satisfacción personal y profesional del equipo, que siente que el despacho se preocupa y ocupa por ellos, dotándoles de los conocimientos que ayudan a un mejor desempeño de su trabajo, y una mayor capacitación profesional que favorecerá una mejora en su carrera profesional. En el caso de Marimón Abogados, existe un programa de formación cuyo calendario se diseña cada 6 meses, en el cual distintos profesionales del despacho comparten sus conocimientos con el resto del equipo. El acceso a esta formación es voluntario y los abogados pueden proponer temas o contenidos para tratar en estas sesiones.

En nuestra conversación, Nerea Ibáñez hace hincapié en que los sistemas informales y de puertas abiertas están bien pero frente al crecimiento de la firma o en organizaciones de un cierto tamaño hay que apostar por crear canales formales y estructurados que convivan con canales informales. En Marimón Abogados trabajan en desarrollar esta estrategia y para ello cuentan con una dirección consciente e implicada. En mi opinión este es el camino: apostar por estrategia bien definida, crear estructuras y herramientas que ayuden a su aplicación y abandonar la idea de los canales informales como vehículo de transmisión de la información.

En este sentido, una segunda herramienta de Comunicación Interna son las encuestas anónimas. Sin duda su uso resulta fundamental para conocer el estado y la sensibilidad del equipo más allá de las estrategias de despachos abiertos, reuniones de equipo o convenciones anuales que son magníficas y desde luego muy útiles. Pero el grado de sinceridad no es todo lo adecuado que debería ser, y por tanto se puede perder una información que puede resultar clave para la toma de decisiones por parte de la dirección y también para detectar o prevenir focos de futuro conflicto. Estos análisis de clima laboral a través de encuestas, en mi opinión, no están suficientemente extendidos y quizás muy poco valorados.

La apuesta de Marimón Abogados por la formación y por el análisis del clima laboral a través de las encuestas a los empleados, no significa que el despacho no utilice otras herramientas que contribuyan a una adecuada gestión de la comunicación interna. En este sentido, el área de Comunicación elabora un resumen de prensa diario que se distribuye a toda la plantilla con información relevante sobre el sector económico y legal, así como las notas de prensa y los artículos publicados por profesionales del despacho en los diferentes medios de comunicación. Además, el despacho organiza una reunión anual de dos días de duración en una ciudad europea, a la que acuden los abogados de todas las sedes con el objetivo de favorecer las relaciones personales, contribuir a desarrollar una cultura común y reflexionar sobre posibles mejoras y nuevos proyectos.

Un tema que a mí me parece relevante y sobre el cual me gusta siempre indagar es cómo un despacho organiza la incorporación e integración de los nuevos miembros. En este sentido hay que volver a destacar la cantidad de despachos que no tienen suficientemente estructurado este proceso, dejándolo a la improvisación o al “famoso” proceso natural e informal de la presentación del día de su incorporación. En mi opinión, como mínimo se debe entregar un manual de acogida donde el nuevo empleado pueda acudir para encontrar información que será relevante en los primeros días o semanas. Una información que si se transmite únicamente de manera verbal caerá en el olvido rápidamente, no solo porque se suministra demasiada información en un único momento, sino porque la nueva persona incorporada está pendiente de numerosos aspectos y mensajes que limitan su capacidad de memoria y atención.

Volviendo al ejemplo de Nerea Ibáñez y Marimón Abogados, la bienvenida e integración incluye un manual de acogida con información relevante sobre la firma, un documento sobre procedimientos internos y un manual sobre prevención de blanqueo y sobre prevención de riesgos laborales. Además de la presentación al equipo del nuevo integrante, el departamento de Marketing y Comunicación informa de la noticia por correo electrónico a la totalidad de la plantilla. Este correo incluye también el perfil profesional de la persona incorporada para un mayor conocimiento. Dos meses después aproximadamente se celebra una reunión informal con este departamento, en la que participan las últimas incorporaciones al despacho con el objetivo de detectar incidencias y proponer mejoras.

A través de nuestra conversación de hoy con Nerea Ibáñez hemos contrastado que es posible gestionar de una manera eficaz la Comunicación Externa, el Marketing, el Desarrollo de Negocio y la Comunicación Interna, y que en el caso de Marimón Abogados este modelo funciona.

En mi opinión y a modo de conclusión, me gustaría destacar que lo importante es que alguien asuma estas responsabilidades con ilusión y no sea una función añadida a un socio o abogado que en su día a día tiene otras prioridades más acordes a su perfil profesional.