En estos tiempos de cambio, de modernización, de innovación y de nuevas tecnologías hemos encontrado una entidad que refleja a la perfección cómo afrontar una transformación en su modelo de organización, cómo desarrollar una nueva cultura corporativa y sobre todo ser capaces de ilusionar, motivar e implicar a las personas en el proyecto.
Nos recibe Natalia Fernandez, Responsable de Personas & Cultura Corporativa de la Mutualidad de la Abogacía, una de los impulsores de este cambio cultural. La abogacía ha visto como en los últimos años se ha iniciado un proceso de cambio en la Mutualidad, no solo de identidad corporativa, sino también en la forma de relacionarse con nuestro sector legal.
Natalia Fernandez, Responsable de Personas & Cultura Corporativa de la Mutualidad de la Abogacía
Carlos Adeva / @CarlosRAdeva
En la conversación de hoy nuestro objetivo es conocer y compartir experiencias sobre cómo este cambio se está produciendo a nivel interno: la implicación de las personas, la gestión de los miedos y las reticencias, el foco en la comunicación interna y la participación, en fin, conocer de primera mano como se impulsa y gestiona un proceso de cambio cultural en una de las principales instituciones del sector legal. Un cambio que como ellos mismos remarcan, les permita adaptarse a diferentes retos y desafíos del entorno, de la profesión y socio-económicos.
Natalia Fernandez es licenciada en psicología, con formación y experiencia en recursos humanos, ha desarrollado la mayor parte de su carrera profesional en sectores distintos al legal, lo cual es una ventaja a la hora de transformar una institución y aportar valor, en mi opinión en demasiadas ocasiones los cambios y la modernización de nuestro sector tiene un carácter excesivamente endogámico.
Antes de acudir a nuestra cita, buscando información lo primero que llama la atención es la denominación de su cargo “Responsable de Personas & Cultura Corporativa”. Personas y cultura corporativa no son dos términos excesivamente utilizados en el sector legal, pero en cuanto comenzamos nuestra conversación me doy cuenta que las personas y la cultura corporativa son dos conceptos básicos en su discurso y como ella misma dice “el leguaje crea realidades y ayuda a la comunicación”. Yo estoy cien por cien de acuerdo con esta afirmación y la filosofía que la acompaña.
A lo largo de nuestra conversación Natalia nos va a explicar, transmitiendo ilusión y convencimiento, como la Mutualidad ha afrontado el reto de abordar un cambio cultural. Este proceso en la compañía se inicia en mayo del 2018 con el comienzo del Plan Estratégico y Natalia Fernandez se incorpora en junio de ese año, iniciando así el nuevo camino de la Mutualidad.
La idea básica que Natalia nos ha querido transmitir desde el principio es que para iniciar y mantener un cambio estructural de calado hay que tener un plan muy bien diseñado y estructurado, en el caso de la Mutualidad este proceso de cambio se recoge en Plan Estratégico 2018 – 2022, este plan no solo es una filosofía de trabajo, si no que está perfectamente definido en un documento donde se detallan , los objetivos y las fases del proceso, siendo accesible para todos los empleados y que no haya lugar a las dudas. El plan estratégico 2018-2022 es la guía del cambio al cual, como nos insiste Natalia, se acude continuamente durante todo el proceso del cambio en el que están inmersos, porque otra característica que todos debemos tener claro es que el cambio es un proceso. No consiste como hemos visto en demasiadas ocasiones en crear una idea de cambio e inmediatamente tratar de implantarlo para meses después abandonarlo, pasando por todas las fases con la misma intensidad, pero sin apenas reflexión. ¡Creo que todos conocemos ejemplos de despachos que han actuado así, pero mejor no dar nombres!
Volvamos al caso que nos ocupa, tenemos un plan, una estrategia, unas fases y unos objetivos muy bien definidos, basados en importantes reflexiones, en pensar en el futuro, en analizar los retos a los que se va a enfrentar la organización. “No hace falta un plan perfecto solo necesitamos uno que nos permita comenzar el proceso” nos remarca Natalia.
Natalia Fernández Vega y Carlos Adeva
Pues bien, ya estamos preparados para comenzar la transformación, antes de empezar el desafío un último apunte, debemos tener claro la implicación y la convicción de la dirección en el proceso del cambio. Espero que todos asumamos a estas alturas que no basta con crear una estrategia, reflejarla en un magnífico documento y ponerlo en marcha, resulta fundamental que los responsables de llevar a cabo esta transformación tengan el total apoyo de la dirección, sin fisuras y con convencimiento. No debemos empezar ningún proyecto sin la convicción de la dirección. En el caso de la Mutualidad, Natalia nos recalca “el apoyo por parte de la Dirección y en su caso la Junta de Gobierno ha sido claro y decidido y que siempre ha sentido ese respaldo tan necesario”.
Un último aspecto que nos ha destacado Natalia antes de centrarnos en lo concreto y en el nivel práctico es que un proceso de transformación, de cambio no significa arrasar con el pasado, negativizar todo lo construido, ellos siempre han tenido como máxima “respetar el pasado, sus valores y su trayectoria” en una institución la Mutualidad de la Abogacía con décadas de existencia.
Una vez que nos han explicado el marco teórico y la filosofía en la que se enmarca el proceso del cambio de la Mutualidad de la Abogacía vamos a ocuparnos de como ese proceso se está llevando a la práctica. La gestión del cambio se ha llevado a cabo implicando a las personas a través grupos. Estos grupos de trabajo actúan como verdaderos motores del cambio no solo a nivel de generar y aportar ideas sino también como mecanismos concretos de transformación.
El Plan Estratégico 2018-200 de Mutualidad recoge la necesidad de avanzar en cuatro líneas de trabajo que la organización está desarrollando con diferentes proyectos:
– Negocio: crecimiento sostenible
– Eficiencia operativa: procesos y sistemas de información
– Cambio cultural: confianza y el orgullo de pertenencia
– Transparencia Institucional e innovación corporativa
Las dos primeras, las estrategias de negocio, de eficiencia operativa y transparencia institucional están aportando importantes cambios en los procesos, las funciones y las responsabilidades de los diferentes puestos de trabajo, aun siendo muy importantes no sonel objetivo de nuestras conversaciones sobre comunicación interna, más centradas en la gestión de personas, en este sentido vamos a centrar la atención en cómo se ha afrontado el cambio a nivel de las personas. Natalia en este sentido nos explica que su Estrategia de Personas se basa en dos conceptos básicos: la orientación al desempeño/resultado y en cuidar al empleado a través de preocuparse y ocuparse de su bienestar integral, “Se trata de motivarles a través del equilibrio entre la exigencia y el cuidado” . Nos centramos en que las personas tengan bien definidas sus competencias y que conozcan cuales son los resultados que esperamos de ellos, por otro lado, les ofrecemos la confianza en ellos y la oportunidad de crecimiento y desarrollo personal.
Volvamos al nivel concreto y práctico, ¿Cómo se transforma culturalmente una organización? ¿Cómo se implica al empleado en ese cambio? En el caso de la Mutualidad Abogacía, Natalia nos explica que un aspecto de vital importancia es la participación como herramienta de implicación y motivación. En este sentido una de las primeras acciones que se llevaron a cabo para conocer el grado de implicación con el proyecto consistió en reunió a la plantilla y les explicaron que deseaban transformar la cultura de la organización y que la nueva dirección creía en una cultura corporativa colaborativa y que buscaban voluntarios que quisieran participar: “personas que quieran hacer cosas distintas desde su puesto de trabajo” nos comenta Natalia. El 40% de la plantilla quiso participar en el nuevo proyecto, este fue el primer paso para crear los grupos de trabajo que se encargarían de llevar a la práctica esta filosofía.
A raíz de esta fase explicativa y motivadora se crearon cuatro primeros grupos de trabajo que se ocuparían de diferentes prioridades establecidas en el Plan Estratégico de la compañía. Los grupos de trabajo tienen un carácter transversal, compuesto por personas de diferentes departamentos, con distinto género y diferentes edades. Sus denominaciones y objetivos son:
- G5 Centrado en desarrollar la estrategia hacia los jóvenes abogados, estudia las necesidades de los jóvenes abogados y como satisfacerlas desde la Mutualidad
- Task Force cuya misión es dotar de personalidad al plan estratégico, está centrado en la transformación interna de la organización desde la innovación
- Grupo de Investigación Financiera. Su objetivo principal es buscar nuevas oportunidades de negocio e inversión para la Mutualidad
- Escuela de Pensamiento con su Observatorio de la Economía del Envejecimiento
Como hemos resaltado el cambio es un proceso y para hacer el seguimiento de este proceso desde la Mutualidad crearon lo que ellos mismos han denominado “Campamento Base” una reunión trimestral de todos los empleados donde la Dirección presenta los resultados y expone aspectos concretos de la organización, además cada grupo de trabajo presenta el estado de sus proyectos. Por último antes de finalizar la reunión del Campamento Base se invita a la participación al resto de la plantilla, buscando su implicación y la sensación de pertenencia al proyecto, apoyando la construcción de la cultura de trabajo colaborativo. Después de la reunión todos los empleados pueden dar feedback y proponer áreas de mejora a través de encuestas. A su vez, los resultados se presentan en los Comités de Seguimiento para cerrar el círculo de la información y asegurar la mejora continua.
Antes de continuar me gustaría volver a una idea que nos transmitió Natalia y de la que ya hemos hablado al principio de este artículo , “el lenguaje es muy importante y ayuda a crear una cultura corporativa sólida”, por eso desde el departamento de gestión de personas impulsan que la organización cree su propio lenguaje, desde la denominación de los diferentes grupos de trabajo, las salas y espacios de trabajo, al Campamento Base como título a la reunión de la plantilla para el seguimiento del cambio y de la propia organización.
Sigamos avanzando, me gustaría resaltar por si no esta quedando suficientemente claro en este artículo la importancia que Natalia Fernandez otorga a la participación e implicación de las personas en el proyecto de la Mutualidad Abogacía. Como hemos visto esta participación da gran importancia a los grupos de trabajo, en este sentido especial interés me ha despertado el grupo de trabajo de Task Force a este grupo tal y como nos comenta Natalia se les encargó la misión de dotar de personalidad al Plan Estratégico, debían darle un nombre, asociarlo con una imagen, remodelar la imagen de la oficina y crear el material que destacara mensajes que consideramos importantes para nuestra cultura corporativa , todo este material creado por el grupo Task Force que acompaña al Plan Estratégico lo llamamos ADN 18/22 y ha resultado de vital importancia en todo el proceso del cambio.
Además de los grupos de trabajo la Mutualidad tiene una intranet social e interactiva como herramienta fundamental de comunicación interna y de contribución al desarrollo de una cultura corporativa sólida. Esta intranet está operativa desde mayo del 2019, el primer paso y embrión de la intranet fue el Boletín Interno Mutualidad Abogacía más conocido por los empleados como “BIMA” un boletín que recoge toda la actualidad de la organización desde apariciones en prensa, a comunicados internos, beneficios para los empleados,además de actividades, congresos y jornadas en las que participan o patrocinan en resumen todo aquello que contribuye a construir el sentido y orgullo de pertenencia. Dentro de esta idea de crear equipo y de cohesión, surgió la idea de incluir en el BIMA unas entrevistas personales a diferentes miembros de la organización en las cuales se aporta una visión más personal de los compañeros contribuyendo a crear lazos a través del conocimiento y que resultó un éxito.
Que la organización este centrada en las personas es básico para Natalia, según nos comenta esta idea esta presente desde el proceso de selección y más aún en el momento de la acogida del nuevo empleado, “cuidamos todos los detalles, nuestro objetivo es que se sienta cuidado, feliz e integrado desde el primer momento para ello tenemos perfectamente diseñado este proceso al que denominan #SUMASMUTUALIDAD y en el cual se involucra al resto de los compañeros.
Como conclusión de nuestra conversación con Natalia podemos decir que observamos que toda la estrategia de la compañía está pensada para que las personas se sientan cómodas, motivadas y así sean capaces de aportar lo mejor de ellos mismos. Los departamentos de Marketing, Comunicación y Personas trabajan unidos para conseguir los objetivos de transformación. Además del Plan Estratégico, los Grupos de Trabajo, el Campamento Base, el BIMA, el concepto de #SumasMutualidad. Todo está muy cuidado y pensado, también los lugares comunes dentro de las oficinas, el propio diseño de los espacios y distintos materiales con mensajes útiles y positivos que se pueden encontrar en las distintas zonas del edificio.
Sinceramente, enhorabuena por el proceso de transformación y un agradecimiento enorme por compartirlo con nosotros. Espero que lo expuesto en este artículo sirva como ejemplo para otras organizaciones y que tomemos conciencia que desde los equipos directivos podemos y debemos ayudar a las personas en este proceso. ¡El cambio es positivo y no hay que tenerle miedo!!
Carlos Adeva es Consultor Senior de Comunicación Interna en STRONG element
