Ante el exponencial crecimiento del volumen de trabajo y la enorme cantidad de datos a los que los departamentos jurídicos deben hacer frente, Kyocera Document Solutions ha profundizado en su estudio ‘La Digitalización empresarial en Europa’ sobre las principales prioridades y puntos débiles que estos encuentran para llevar a cabo una transformación digital efectiva. ¿Una conclusión?: ‘Todo en tu empresa es contenido”. Saber cómo administrarlo correctamente será la clave para extender la eficiencia empresarial por toda la cadena de valor.
La gestión de contenido empresarial es una tarea esencial en la operativa diaria de cualquier organización -sin importar el tamaño o sector-. Sin embargo, no todas han aprovechado de la misma forma las ventajas que la digitalización y la automatización pueden aportarles, diferencia que se hace más notable entre los diferentes departamentos dentro de una misma empresa. Al cercar el foco en los jurídicos, estos han identificado la resistencia de los usuarios al cambio como su mayor reto.
Otros inconvenientes que se han identificado y que afectan a la eficiencia son: el tiempo invertido en procesar grandes cantidades de documentación en papel, la falta de espacio para almacenar documentos, la gestión de diferentes copias y versiones de documentos entre distintos servidores y el conflicto que generan los formatos documentales diferentes o incompatibles.
Cabe destacar que el estudio de Kyocera también ha analizado cuáles son sus prioridades departamentales: garantizar la alerta de expiración de contratos, cumplir con la GDPR y asegurar que los cambios en los contratos puedan ser verificados y auditables mediante un seguimiento. Así mismo, fijar la revisión del proceso de contratos entre las diferentes partes y disminuir las tasas de cancelación de contratos para mejorar la retención de clientes les siguen en la lista de sus principales demandas.
Según José Aznar, Product Strategy Manager de Kyocera Document Solutions en España, estos resultados demuestran que «lograr el éxito empresarial implica necesariamente multiplicar la eficiencia en el área jurídica». Y añade: «las empresas deben comprender que, sea cual sea su actividad, su verdadero valor reside en el contenido que gestionan y en la forma en la que se manejan esos datos; hacer que la información fluya de forma más eficiente significa proporcionar el engranaje que impulsará desde dentro todo el negocio».
Para dar respuesta a todo ello, Kyocera ha desarrollado diferentes soluciones destinadas de manera específica a cubrir todas las necesidades en estos departamentos:
- Solpheo: plataforma de gestión de contenido empresarial con módulos de captura, gestión documental y procesos.
- Recepción, gestión, monitorización y archivado automático de las notificaciones electrónicas de la Administración Pública.
- Consultoría de procesos.
