El coronavirus lleva el “compliance” a primera línea de la agenda empresarial

Publicado el martes, 5 mayo 2020

Lucía Oliveró y Alex Julià. Abogados en Marimón Abogados

Lucía Oliveró y Alex Julià

La crisis sanitaria y económica resultante del COVID-19 nos ha colocado ante una situación sin precedentes, con un alto nivel de incertidumbre, que está suponiendo un gran reto tanto para la sociedad como para la mayoría de compañías de todos los sectores.

Ante estas extraordinarias circunstancias, los programas de Cumplimiento (compliance), como “conjunto de normas o procedimientos internos cuya finalidad es prevenir, gestionar y controlar los riesgos legales a los que está expuesta la empresa”, se erigen en aliados a la hora de afrontar y paliar los efectos que se derivan de la crisis.

La forma en que la empresa gestiona esta inesperada situación, desde una perspectiva defensiva y también proactiva, intentando anticiparse y amortiguar el potencial impacto de la crisis sobre la marca, constituye un factor decisivo para el sostenimiento y la continuidad del negocio en el futuro. Lo mismo ocurre con la elaboración de planes de contingencia, acción o continuidad de la actividad y la rapidez con que se implementan las medidas adecuadas.

De esta forma, y en la presente situación, las compañías deben asumir un verdadero esfuerzo para reforzar la acreditación de la diligencia debida de dichos programas de compliance e identificar las nuevas amenazas de las que deberán protegerse, realizando un minucioso ejercicio de evaluación continua de los riesgos más sensibles y de su alcance.

En este sentido, entre las tareas que figuran en la agenda de las empresas figura el análisis de la nueva normativa aplicable, la identificación de los nuevos riesgos, la categorización de responsabilidades, la definición de roles dentro de la organización y la planificación de nuevos procedimientos.

Pero la lista de deberes no termina ahí. Deberán igualmente proceder a la implementación de medidas tendentes a asegurar y protegerse de posibles ciberataques, a la revisión de las políticas de protección de datos y de todas aquellas medidas de prevención de riesgos laborales. Asimismo, la valoración de medidas financieras o la previsión de la respuesta ante una “segunda ola” de la pandemia resultarán elementos claves para la gestión de la crisis.

En consecuencia, las empresas tienen que enfrentarse a estos cambios reconfigurando sus procedimientos internos de gestión y control, asegurándose de que toda la organización es conocedora de los nuevos riesgos y de las nuevas pautas de actuación, a través de un sistema de comunicación interno, claro, continuo y bidireccional.

Asimismo, es esencial que las organizaciones establezcan procedimientos documentados que les permita responder, recuperar, reanudar y restaurar el nivel de operatividad de su actividad predefinido antes de la crisis, a través de la implementación de políticas de trabajo alternativas como el teletrabajo, la reorganización de los medios productivos o la protocolización de las pautas e instrucciones necesarias para garantizar las medidas de protección para  los empleados que continúen con la actividad (presencial o a distancia).

Y otro tanto será necesario para analizar y dar respuesta a las contingencias contractuales que puedan surgir con clientes, proveedores y demás terceros con los que la empresa mantiene acuerdos susceptibles de verse afectados por la situación de crisis.

La prevención y reacción a tiempo reducen de manera significativa la magnitud de las consecuencias que pudieran derivarse, y una buena capacidad de organización interna puede evitar riesgos adicionales o el daño reputacional que, en muchas ocasiones, puede ser significativamente más perjudicial que las posibles repercusiones legales de carácter administrativo, civil o incluso penal, que pudieran imponérsele a la empresa.

En definitiva, el compliance ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una necesidad, que pone de manifiesto la voluntad de la empresa de crear un marco de protección ante situaciones excepcionales, de aumentar la confianza del mercado, clientes y proveedores, y la seguridad entre sus trabajadores. Todo ello evidencia un alto grado de cumplimiento empresarial y de compromiso ante el nuevo escenario que se presenta.

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