Héctor Déniz, Responsable área Derecho Penal. AGM Abogados
Héctor Déniz Guedes
Una denuncia interna mal gestionada puede resultar más perjudicial para una empresa que el propio hecho denunciado. Además de comprometer la validez de una eventual sanción disciplinaria, una investigación deficiente puede derivar en multas de hasta un millón de euros, reclamaciones judiciales y graves daños reputacionales.
En los últimos años, la implantación de canales de denuncias se ha convertido en una obligación para miles de empresas y organizaciones. Sin embargo, el verdadero reto no es disponer de un canal, sino saber cómo actuar cuando se recibe una comunicación. La forma en que se gestione la investigación puede marcar la diferencia entre resolver adecuadamente una irregularidad o enfrentarse a importantes consecuencias legales, laborales y reputacionales.
Investigar una denuncia interna de forma correcta ya no es solo una cuestión de buenas prácticas en materia de compliance, sino una obligación legal exigible. Desde la entrada en vigor de la Ley 2/2023, las empresas de 50 o más trabajadores y otras entidades obligadas deben disponer de un Sistema Interno de Información, comúnmente conocido como canal de denuncias. No obstante, implantar el canal es solo el primer paso. La normativa exige que toda comunicación recibida sea gestionada mediante un procedimiento que garantice la confidencialidad, la imparcialidad, la diligencia en la investigación y la protección del informante frente a posibles represalias.
La Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI), plenamente operativa desde septiembre de 2025, cuenta ya con capacidad para inspeccionar, requerir documentación y sancionar a las organizaciones incumplidoras. Una investigación mal conducida ya no representa únicamente un riesgo laboral o reputacional. También puede dar lugar a un expediente sancionador administrativo y, en determinados supuestos, generar responsabilidades para los administradores de la empresa.
A ello se suma que muchas denuncias relacionadas con situaciones de acoso, discriminación, irregularidades contables o incumplimientos normativos terminan llegando a los tribunales cuando la investigación interna se ha gestionado de forma inadecuada. En estos casos, los jueces analizan con especial atención cómo se desarrolló la investigación, qué garantías se ofrecieron a la persona denunciada y si la actuación empresarial estuvo realmente vinculada a los hechos investigados.
Los errores más frecuentes al investigar una denuncia interna
Uno de los errores más habituales consiste en confundir el canal de denuncias con un simple buzón de sugerencias. La normativa exige un verdadero sistema de gestión de informaciones, con procedimientos definidos, trazabilidad y un responsable claramente designado.
Otro fallo especialmente grave es no preservar adecuadamente la confidencialidad de la identidad del informante. La revelación, incluso informal, de la identidad de quien comunica una irregularidad puede constituir una infracción muy grave y comprometer la eficacia de todo el sistema.
También resulta frecuente adoptar medidas contra la persona denunciada antes de completar la investigación. Tomar decisiones disciplinarias precipitadas, sin una mínima actividad probatoria y sin respetar el derecho de defensa, suele debilitar la posición de la empresa ante una eventual reclamación judicial.
A ello se añade la falta de documentación del procedimiento. Toda actuación debe quedar adecuadamente registrada para poder acreditar posteriormente que la empresa actuó con diligencia, proporcionalidad y respeto a las garantías legales.
Otro aspecto especialmente sensible es la protección de datos personales. Durante la investigación únicamente deben tratarse aquellos datos estrictamente necesarios para esclarecer los hechos denunciados. La recopilación excesiva de información o su utilización para finalidades distintas puede generar nuevos riesgos legales.
Finalmente, muchas organizaciones continúan retrasando innecesariamente el inicio de las investigaciones o gestionando los expedientes sin atender a los plazos previstos en la Ley 2/2023, una circunstancia que puede tener consecuencias tanto en materia de protección de datos como de cumplimiento normativo.
¿Por qué es tan importante investigar correctamente una denuncia?
Una investigación interna no tiene como finalidad confirmar automáticamente la versión del denunciante ni justificar decisiones previamente adoptadas por la organización. Su objetivo es determinar, con la mayor objetividad posible, qué ocurrió realmente y si existen evidencias suficientes para adoptar medidas.
Para ello resulta esencial que las personas encargadas de la investigación actúen con independencia e imparcialidad, evitando cualquier conflicto de interés. Asimismo, la recogida de pruebas debe realizarse respetando en todo momento los principios de proporcionalidad, necesidad y legalidad.
Igualmente importante es garantizar que la persona afectada pueda ser escuchada y ejercer adecuadamente su derecho de defensa. El equilibrio entre la protección del informante y los derechos del investigado constituye uno de los pilares fundamentales de cualquier investigación interna eficaz.
¿Qué consecuencias tiene investigar mal una denuncia interna?
Las consecuencias pueden manifestarse en distintos ámbitos. Desde el punto de vista administrativo, la empresa puede enfrentarse a sanciones económicas relevantes cuando la investigación no respeta las obligaciones previstas en la Ley 2/2023 o vulnera la confidencialidad de las personas implicadas.
En el ámbito laboral, las decisiones disciplinarias adoptadas a partir de investigaciones defectuosas pueden ser anuladas por los tribunales, especialmente cuando se aprecia una vulneración de derechos fundamentales o una actuación que pueda interpretarse como represalia frente a quien ha formulado la denuncia.
También existen riesgos en materia de protección de datos. La utilización indebida de información personal o su conservación durante más tiempo del permitido puede dar lugar a procedimientos sancionadores por parte de la Agencia Española de Protección de Datos.
Por otra parte, una investigación mal gestionada puede provocar daños reputacionales significativos. Cuando los trabajadores perciben que el canal de denuncias no funciona de manera imparcial y segura, disminuye la confianza en los mecanismos internos de cumplimiento y aumenta la probabilidad de que los conflictos terminen trasladándose a autoridades externas o a los tribunales.
Finalmente, las pruebas obtenidas vulnerando derechos fundamentales pueden ser declaradas ilícitas e inadmitidas en un procedimiento judicial, lo que debilita notablemente la posición de la empresa aunque los hechos investigados fueran ciertos.
¿Cómo se resume todo esto para la empresa?
La implantación de un canal de denuncias ya no es la principal preocupación de las empresas. El verdadero reto es saber qué hacer cuando se recibe una comunicación y cómo investigarla respetando los derechos de todas las partes. La diferencia entre una investigación correcta y una defectuosa puede traducirse en seguridad jurídica o en importantes consecuencias económicas, laborales y reputacionales.
Por ello, las organizaciones no solo deben asegurarse de contar con un Sistema Interno de Información conforme a la Ley 2/2023, sino también de disponer de procedimientos claros, personal formado y criterios de actuación homogéneos. Una investigación interna bien conducida protege al informante, garantiza los derechos de la persona afectada y permite a la empresa adoptar decisiones con mayores garantías frente a eventuales reclamaciones o inspecciones.
