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Despachos españoles pioneros en LPM
MADRID, 10 de JUNIO de 2013 - LAWYERPRESS
 

El Legal Project Management es ya una realidad consolidada en países como Estados Unidos, Canadá y Australia. En España está moviendo sus primeros pasos. Los departamentos de servicios jurídicos corporativos y las asesorías jurídicas guardan a este nuevo enfoque con mucho interés, por las ventajas que conlleva en términos de reducción de costes, mejora de la calidad del servicio interno y control sobre la gestión del servicio externalizado. Los despachos se acercan al LPM con creciente curiosidad y al mismo tiempo con una cierta incertidumbre, debido a la actitud muy conservadora típica del sector. Sin embargo, tras casi dos años que concienciación y formación, estamos asistiendo a las primeras implementaciones.
En este post, hablamos con Emilio Gude Menendez, abogado sénior que gestiona los servicios generales del despacho Ceca Magán Abogados, en Madrid, y Javier Pérez Picallo, socio fundador de LPM Abogados, en Guadalajara. Ambos están experimentando la aplicación del enfoque de LPM en sus despachos, con resultados muy interesantes.

Por tamaño, ubicación y áreas de prácticas, vuestros despachos son muy diferentes. Sin embargo, en ambas organizaciones se ha apostado por una nueva gestión de los asuntos legales, basada en principio y técnicas de project management. ¿Cómo se ha llegado a esta decisión? ¿Con qué objetivos?
Emilio: El Despacho hizo una apuesta por nuevos procesos de gestión. Necesitábamos controlar y medir todos los parámetros que influyen en la marcha de un Despacho para poder tomar decisiones correctas. Por ello, implementamos el desarrollo de nuestro propio software y es ahí donde entra el LPM. Tuve la suerte de asistir al Programa de Legal Project Management del IE Law School y tomamos técnicas de planificación de Project Management para introducirlas en nuestro software y, por tanto, en nuestro modelo de gestión.
Javier: Fundamos el despacho con el enfoque de LPM en su esencia. Hemos asumido la metodología y herramientas propias de la dirección integrada de proyectos como valor estratégico y diferenciador de nuestros servicios desde el inicio. Nuestro principal objetivo es el cliente: la asunción de las técnicas de LPM favorece la consecución de los objetivos (alcance) del cliente, su participación y conocimiento de los procesos, riesgos e implicación en los resultados. La tradicional relación abogado-cliente se transforma y el equipo jurídico se orienta a los objetivos estratégicos e intereses de la empresa (concretados en el Acta de Proyecto), involucrando al cliente en todos los procesos de desarrollo, fundamentalmente en los de inicio y planificación.

En este blog varias veces he comentado sobre la importancia que la metodología se adapte a la cultura organizativa, a la visión estratégica y a la estructura del despacho, para que realmente pueda aportar valor.

En vuestro caso, ¿Cómo habéis implementado el LPM? ¿Qué rol tuvo la dirección? ¿Cómo se transmitió la decisión a los recursos humanos? ¿Se impartió algún tipo de formación?
Emilio: Como he referido, el LPM se introdujo en nuestro sistema, adaptándolo, y está presente en todos nuestros procesos de planificación y de control. De tal manera, cuando tenemos un encargo/proyecto, en argot jurídico o en argot de PM, podemos, en base a toda la información que manejamos, ajustar los recursos oportunos, estimar el trabajo que debemos realizar y ofrecer al cliente un presupuesto ajustado que nos permite ser rentables. Es una doble ventaja. Solventamos así una de las dos incertidumbres de un cliente cuando se acerca a un Despacho: saber cuánto le costará. La ventaja que tenemos nosotros es que tenemos todos los datos para estimar certeramente nuestro coste.
La dirección ha sido fundamental en todos los pasos dados. Sin duda, han sido los primeros en animar a implantar la idea de una nueva forma de gestionar un Despacho, que se irá trasladando a los Departamentos, Abogados….
Javier: Hemos adaptado la metodología de PM a los servicios jurídicos empresariales, tanto judiciales como extrajudiciales. No hemos incorporado de forma estricta y ortodoxa todos los procesos e interacciones del PMBOK, sino hemos acomodado las técnicas a las características especiales tanto de los servicios jurídicos (mandato/proyecto), como de la limitada estructura y recursos del despacho. Los abogados ya estaban familiarizados con la metodología de PM, sobre todo por su actividad profesional en el sector de la construcción, ingeniería y actuaciones urbanísticas, cuyos desarrollos incorporaban en muchas ocasiones la metodología del PM. En cuanto a formación específica todos hemos asistido al Programa de LPM de IE Law School.

Todavía estamos en las primeras fases de la implementación. ¿En qué aspectos del LPM habéis apostado más? ¿Qué habéis pensado que os aportaría más valor como despacho?
Javier: Nos hemos centrado en los aspectos que más relación tienen con el cliente, especialmente en el área de gestión de las comunicaciones (stakeholders, canales de comunicación e información y desempeño), creando un entorno web de clientes que permite una interacción inmediata abogado - cliente en los distintos grupos de procesos, compartiendo y resolviendo tareas on line, pudiendo acceder a toda la información, documentos y consultas de un determinado asunto (proyecto) en cualquier momento y lugar, publicándose en el entorno compartido por proyecto de la extranet del despacho todas las actualizaciones, actividades recientes, tareas asignadas, próximos hitos y cronograma del proyecto.
Emilio: Al contrario que Javier, nosotros somos fuertes en la fase de planificación y control y nos gustaría desarrollar la comunicación y la participación del cliente en el proyecto, que creemos que nos aportará una mejor relación con él porque será parte de la solución.

El LPM impulsa una diferente relación con el cliente. ¿Cómo habéis transmitido a vuestros clientes este nuevo enfoque? ¿Qué feedback habéis recibido?
Emilio: Sin duda el éxito ha venido por el altísimo porcentaje de aceptación de nuestros presupuestos. Presentamos, en base a nuestro estudio y control de costes y recursos, unos presupuestos muy ajustados al cliente, lo que en los tiempos de crisis es de ya de por si un valor añadido. Esta parte es muy oscura de cara al cliente, sólo ve la cifra, que si bien la considera muy ajustada y la acepta, aún no podemos transmitirle que en realidad todo se basa en un estudio muy elaborado. Esa fase, sin duda, llegará.
Javier: El cliente aprecia fundamentalmente la transparencia y responsabilidad en el desarrollo del servicio, la reducción de las incertidumbres propias del servicio jurídico en cuanto a su alcance, coste y tiempo de ejecución, implicándose en los valores y conductas propias de PM (la mayor parte de las veces sin conocer la metodología), estableciéndose una estrecha relación que elimina la opacidad del servicio jurídico, evitando las ineficiencias y asegurando la transparencia y confianza. En general, el cliente valora la concreción desde el principio del “qué”, “cómo”, “cuándo” y “cuánto” del servicio que se va a realizar.

Y desde el próximo Septiembre me gustaría…..
Emilio: Septiembre quizás es temprano para nosotros, pero el futuro pasa por hacer partícipe al cliente del propio proyecto y realizar una comunicación más potente para solventar la segunda incertidumbre del cliente que es cómo va la marcha de su encargo/proyecto, que se está haciendo, cuando y como.
Javier: En septiembre cumplimos un año, así que será un buen momento para afianzar los primeros pasos de LPM, incidir en los procesos internos y valorar las ventajas obtenidas con la aplicación de la metodología en términos de rentabilidad, valor percibido e incremento de negocio.

Un consejo para quien empiece ahora….
Emilio: Que abra la mente, que no piense que el LPM es algo para sectores técnicos. Es una forma de gestión, una manera de acometer proyectos y que como metodología está ampliamente probada en otros sectores y, por más que los abogados sintamos el sector jurídico como “especial”, en realidad no podemos seguir estancados cuando el mundo, las empresas caminan por otra vía. El LPM se impondrá desde las empresas como exigencia a los Despachos, en un futuro más cercano que lejano.
Javier: Un ejercicio de PM para la dirección de un asunto judicial, estamos muy acostumbrados a dirigir procesos y procedimientos en términos de “inicio, substanciación y finalización”. Se trata en definitiva de proyectos y resulta interesante descubrir como las técnicas y herramientas de la dirección de proyectos pueden mejorar el desempeño y los resultados.


 


 





 


 

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