El estudio de Iron Mountain revela la existencia de una lucha interna de poderes para extraer valor de los datos en beneficio del negocio y para cumplir la normativa Un reciente estudio muestra que los departamentos clave en las empresas – jurídico, comercial y TI – tratan de gestionar, sacar provecho y valorar los archivos de datos de formas muy diferentes. Esto es lo que se desprende del estudio[1][1], “Minería en profundidad: redescubrir el archivo de datos”, un informe de IDC, patrocinado por Iron Mountain (NYSE: IRM).   

Los resultados completos del estudio se pueden encontrar aquí:

Por un lado, el 70% de los departamentos de TI y Comercial afirman considerar a los datos como fuentes potenciales de ingresos. Así, estos grupos son fuertes defensores de un acceso sin restricciones a los archivos para garantizar que están proporcionando a los directivos de la empresa toda la información necesaria para conseguir el éxito.

Por otro lado, los departamentos jurídicos priorizan la seguridad y la minimización del riesgo en detrimento de un acceso fácil y rápido a los datos: solo un 38% creen que los datos pueden mejorar los ingresos. En su lugar estos profesionales consideran que los datos son principalmente necesarios para cumplir la normativa y responder a auditorías , solicitudes de información legal, así como para respaldar requerimientos legales.

Ambos grupos están igualmente divididos en cuanto a quien es responsable de la gestión del archivo de datos. El departamento jurídico se considera responsable de varios aspectos clave relacionados con la custodia de los datos, incluyendo qué archivar (45%), garantizar que los datos están seguros (39%), identificar las necesidades (37%) y decidir inversiones en tecnología (31%), mientras que los departamentos de TI y Comercial están en completo desacuerdo y no consideran al departamento jurídico clave en ninguna de la toma de decisiones anteriormente mencionadas.

Aún más preocupante es que cada grupo percibe la eficacia de los procesos de gestión de datos de su empresa de forma diferente, basándose en sus propias necesidades. Casi el 75% de los encuestados en el departamento comercial afirman que reciben los datos archivados en formatos que son aptos para su uso inmediato en comparación con solo la mitad de los encuestados en el departamento jurídico.

No sorprende la frustración confesa de los departamentos legales con el rendimiento de TI en una gama de métricas relacionadas con el archivo de datos, especialmente su capacidad de determinar de forma efectiva qué archivar (los profesionales legales solo otorgan un 20% de puntuación satisfactoria a los departamentos de TI). Según los encuestados en los departamentos jurídicos, sus colegas de TI también suspenden en otro aspectos clave, incluyendo la tecnología para la gestión del archivo de datos (41 % da una puntuación positiva); la definición de soluciones para el archivo de datos (42%) y acceso a la carta a los archivos de datos (49%). 

“El hecho de que más de un tercio de las empresas encuestadas afirmaran haber ingresado al menos 1 millón de dólares gracias a la monetización de sus datos no hace más que subrayar esta desconexión”, comenta Eileen Sweeney, Vicepresidente Senior y Directora General de Gestión de Datos en Iron Mountain. “Es hora de que los directores de tecnología, de información y toda la dirección persigan un equilibrio entre los objetivos de sus departamentos jurídicos frente a los de TI y comerciales con el fin de gestionar los datos de una forma eficaz y definitiva”.

Para fomentar la colaboración entre los dos colectivos, el informe recomienda a las empresas que implementen las siguientes prácticas:

·         Contrate a un Responsable de Datos para supervisar y obtener valor de su archivo de datos, colaborando con el Responsable de Operaciones y el Responsable de Información con el fin de establecer estrategias de negocio y datos a largo plazo.

·          Cree un comité transversal que incluya a los representantes de TI, Dpto. Comercial y Dpto. Jurídico para garantizar la gestión eficaz de los procesos de archivado de datos que den respuesta a las puntos clave relacionadas con el acceso, la protección y las necesidades de negocio.

·         Eduque a ambas partes acerca de las necesidades esenciales y los puntos flacos de cada grupo para llegar a unos objetivos comunes. Tomando como ejemplo una petición de datos relacionada con e-discovery, muestre a cada parte los diferentes pasos y aspectos asociados a la empresa.

·         Despliegue una tecnología segura de archivo de datos que debería incluir cinta, garantías de restauración y almacenamiento seguro en la nube para dar una respuesta solvente a las necesidades de los departamentos de TI, comercial y jurídico. TI puede encargarse por hacer que los datos estén seguros desde el principio con el fin de evitar conflictos y afrontar peligros de forma proactiva.

·         Considere trabajar con un proveedor externo con experiencia específica capaz de aliviar la carga del archivado de datos, proporcionando al departamento jurídico las herramientas necesarias para mitigar el riesgo, a la vez que  libera los recursos internos de TI para poder centrarse en un trabajo más estratégico e innovador.