Cuando la transformación legal digital tiene su MomentUM

Publicado el lunes, 11 diciembre 2023

Anna Marra

Eva García Morales, directora de Innovación Legal y José Ignacio López, director de Proyectos y legal project practioner de Uría Menéndez

Eva García Morales, directora de Innovación Legal y José Ignacio López, director de Proyectos y legal project practioner de Uría Menéndez

Cuando en 2011 empecé a hablar de Legal Project Management en España y a nivel internacional, tenía como objetivo fomentar la aplicación de conocimientos, principios, técnicas y habilidades de gestión del proyecto en el sector legal, partiendo del convencimiento que un abogado o gestionaba proyectos o gestionaba procesos, aunque quizás solo los llamara encargos, casos o expedientes. Confiaba que un enfoque más eficiente y productivo mejorara la calidad en la gestión de M&A, concursos de acreedores, divorcios o EREs, disminuyendo los costes internos y mejorando la experiencia del cliente interno o externo. Sin embargo, en estos años los nuevos marcos de trabajo – project management (LPM), process improvement (LPI) y design thinking (LDT) – se ha entrelazado con un elemento que quizás en 2011 no se pensaba pudiera transformar el sector legal, y que sin embargo hoy el probablemente el impulsor más potente del cambio: la tecnología. El legal Project management y el legal process improvement necesitan de tecnología, así como la tecnología para satisfacer reales necesidades necesita de diseñarse y desarrollarse en el marco de un proyecto o un proceso. Sin embargo, tanto las nuevas metodologías de trabajo como la aplicación de la tecnología, que claramente ya se ven como una oportunidad por parte de grandes despachos y departamentos in house de asesorías jurídicas, siguen creando temor o incomprensión entre la gran mayoría de los profesionales del derecho. Los Awards del International Institute of Legal Project Management, que premian al mejor uso de metodología de LPM y LPI en despachos y asesorías jurídicas, nacen con el objetivo de crear espacios en los que se comparten las mejores prácticas y se acerca el mundo del derecho al mundo de management, con ejemplos concretos, y sin temores. En los Awards de este año, hemos podido ver la inversión en proyecto de transformación digital ha tenido un retorno en el negocio y en el ROX (return ox experience) de cada organización participante. Para que esto ocurra es fundamental tener un diagnóstico de cómo funciona nuestra organización, a qué nos dedicamos principalmente, en que queremos ser más eficientes (¿Menos costes? ¿Tiempos más rápidos? ¿Menos recursos humanos?) y cómo queremos mejorar la experiencia de nuestros lientes internos y externos. Sin la definición de la necesidad, del contexto y de los objetivos, los informes nos dicen que el 51% de los proyectos de transformación legal fracasa.

Uría Menéndez es una firma legal con más de 75 años de experiencia, con 12 oficinas en España, Portugal (donde opera como Uría Menéndez-Proença de Carvalho) y en los principales centros financieros de Europa y América. Proporciona asesoramiento en derecho español, portugués y de la Unión Europea en asuntos relacionados con los negocios y colabora en transacciones internacionales a través de su red de oficinas y estrechos vínculos con prestigiosos despachos de abogados en todo el mundo. En esta entrevista, reflexionamos con Eva García Morales, directora de Innovación Legal y José Ignacio López, director de Proyectos y legal project practioner, sobre MomentUM, una solución tecnológica que facilita la gestión de litigios a gran escala. Más allá de la solución en sí misma, que evidentemente es todo un logro, os quiero proponer un análisis sobre el proyecto que permitió diseñar, ejecutar y dar aplicación a esta herramienta. Este proyecto ha recibido una special recognition en la categoría Mejor Proyecto LPI (Legal Process IMprovement) dentro del marco de los IILPM Awards 2023 por parte del International Institute of Legal Project Management. Y creo pueda ser una best practice en la que despachos y departamento in-house se pueda inspirar.

Anna – Empezamos del final. ¿Cuál es el objetivo de MomentUM y en qué áreas específicas de trabajo se centra?

Eva y Nacho – MomentUM es una solución innovadora diseñada para mejorar la calidad y eficiencia de los servicios que ofrecemos a nuestros clientes, especialmente en litigios a gran escala en diversos sectores. El uso de esta herramienta abarca sectores tan dispares como el financiero, el industrial o la automoción, donde se manejan numerosos demandantes y se requiere una gestión ágil y eficiente por parte de nuestros abogados especializados en resolución de disputas.

Anna – Cuando nos planteamos encontrar la solución a un problema, si pensamos en soluciones tecnológicas, en función de nuestro contexto, probablemente el primer punto es entender si en el mercado ya existe esta solución o si más bien se necesita un desarrollo interno. ¿Por qué habéis optado por una solución interna y cuáles han sido los desafíos a los que os habéis enfrentado al desarrollar MomentUM?

Eva y Nacho – Después de investigar las mejores herramientas disponibles en el mercado y encontrar que ninguna cumplía con todas las necesidades de nuestros abogados y clientes, decidimos crear un producto interno adaptable a cada procedimiento, cliente y equipo involucrado. Entre todos los retos a los que nos enfrentamos a la hora de desarrollar MomentUM, podríamos destacar dos: la urgencia por tener una solución funcionando y el hecho de que pudiera ajustarse a otros equipos y a otros casos. Necesitábamos dar una respuesta rápida: los asuntos estaban ya en marcha, por lo que era indispensable dar rápidamente una solución que permitiera una gestión eficiente al volumen creciente de casos que iban entrando. Por eso, tuvimos que descartar la opción de un desarrollo de cero a medida y optamos por reutilizar y adaptar una tecnología que teníamos ya en el despacho y que usábamos con otros objetivos. El otro desafío era customizar la herramienta a un contexto, pero al mismo tiempo hacerla adaptable a otros. Aunque MomentUM se diseñó, en principio, para un asunto, un equipo de trabajo y un cliente en concreto, el objetivo era que fuera adaptable de forma rápida a proyectos diferentes. Por lo tanto, tuvimos que homogeneizar metodologías de trabajo en asuntos similares y mantener lo que realmente diferenciaba a cada asunto para darle cabida en la herramienta.

AnnaA veces la parte más complicada de un proyecto es decidir por dónde empezar. Se suele decir que hay un riesgo de análisis-parálisis. Por otro lado, en mi experiencia en el sector legal puede pasar el opuesto: ser víctima de un sentido imperativo de la urgencia y tirarse al agua sin planificación previa. ¿Cómo inició vuestro proyecto?

Eva y Nacho – El proyecto arrancó con una fase fundamental de análisis de los métodos de trabajo de los profesionales que participaban en asuntos de litigación multicaso. Con la información detallada de los procesos y formas de trabajo del equipo, preparamos un esquema que proponía simplificar las interacciones y señalaba dónde podía ayudar la tecnología. Los objetivos identificados y que se iban a atacar con la solución prevista fueron: generar un único punto de entrada de información de los procedimientos, ofreciendo información al día; adaptar la información a cada rol que participa en el asunto; mejorar el reporte interno y externo sobre el estado de los procedimientos; y facilitar las decisiones de gestión de este tipo de asuntos, como la asignación de recursos y ayudar en la determinación de la estrategia procesal.

Con los objetivos claros, priorizamos y fuimos desarrollando la herramienta organizando sesiones de prueba y diseño con un grupo reducido de los que serían los usuarios finales. Así, en una iteración constante, fuimos afinando y perfilando lo que hoy es MomentUM.

Anna – Usar una metodología de trabajo resulta fundamental en los proyectos de asesoramiento legal que incorporan tecnología, como en vuestro caso. La particularidad de MomentUM, así como de muchos proyectos del sector legal, es que mejoran la experiencia del servicio tanto para los clientes externos que para los internos; y cuando me refiero a los internos pienso a los abogados del área que se transforma y que a través de una nueva solución tecnología pueden trabajar más rápidamente, con menos errores y riesgos y sobre más asuntos. Sin embargo, hay más porque, aunque es evidentemente un proyecto, es un proyecto que parte de la reingeniería de procesos con incorporación de tecnología. En otras palabras, se trata de sacar una foto a lo que se hace en la actualidad, analizar desperdicios e ineficiencia, pensar en cómo cambiar el proceso en este caso incorporando tecnología, y finalmente ponerlo en marcha, con controles para asegurarnos el correcto funcionamiento. ¿Cuáles son las características clave de MomentUM y cómo ha impactado en los procesos y comunicación interna?

Eva y Nacho – MomentUM es una herramienta de gestión integral de asuntos procesales que cubre varios objetivos, entre otros: ofrece un punto de entrada único de información de todos los datos de los procedimientos que componen un asunto, accesible a todo el equipo y al cliente; ofrece una visión actualizada de la fase procesal de cada procedimiento, dando información de los trabajos realizados y pendientes, así como una trazabilidad de las actualizaciones a modo de historial; incluye de forma visual un calendario de vencimientos y señalamientos; automatiza la generación de avisos y asignación de tareas para reducir el intercambio de correos electrónicos; ayuda en el reparto de la carga de trabajo del equipo para los responsables; permite compartir documentos de forma segura; permite el acceso de clientes y terceros adaptando en cada caso a qué información pueden acceder; genera gráficos e informes de información de los procedimientos a golpe de clic; y ofrece a cada usuario una página de inicio personalizada en función de su rol con la información que necesita para el desarrollo concreto de sus funciones en el asunto.

MomentUM se ha convertido en una herramienta fundamental para la gestión de asuntos complejos en nuestros equipos de procesal y competencia, y ha proporcionado beneficios como la mejora de la disponibilidad de información, la eficiencia en la gestión de datos y la distribución informada de la carga de trabajo.

Anna – Por lo que acabáis de comentar, MomentUM ha influido en la distribución de la carga de trabajo a través de una asignación de tareas más ponderada. ¿Cómo ha influido este cambio en la dinámica de los equipos?

Eva y Nacho – Efectivamente, la principal ventaja de MomentUM es que descarga a los equipos de funciones puramente de gestión permitiéndoles dedicar más tiempo a las tareas más complejas y de contenido jurídico. Por ejemplo, permite a los clientes y a los responsables del asunto dedicar menos tiempo a llamadas de seguimiento y más a discutir el contenido y la estrategia de los casos. Los usuarios de MomentUM destacan como beneficios la disponibilidad mejorada y actualizada de información, que permite que cada persona involucrada en un caso tenga acceso directo a la información relevante según su rol respectivo en el asunto, o la mayor eficiencia en la gestión de datos: la necesidad de hojas de cálculo ha sido eliminada, ya que la información se actualiza ahora dentro de la herramienta. Esto asegura que todos puedan acceder a los datos sin depender del mantenimiento de múltiples archivos de Excel. Finalmente, MomentUM es una potente herramienta de informes para clientes: los clientes la utilizan para preparar fácilmente informes sobre tendencias y resultados de los casos que utilizan internamente dentro de sus organizaciones.

Anna – Unos de los aspectos más interesantes de un proyecto es que no se cierre en sí mismo, sino que sea puente para otros proyectos. También es importante que haya un actitud de mejora continua, porque ningún proyecto resiste al tiempo y ninguno es perfecto tal como está planteado en el momento. Hay margen de mejora y posibilidad de escalar, además de crear conexiones con más herramientas. ¿Cómo están trabajando para maximizar el potencial de MomentUM y cuáles son los planes de integración con otra herramienta de Uría que es AutodocUM?

Eva y Nacho – MomentUM se encuentra actualmente en funcionamiento a diario, y nuestros equipos están en constante comunicación para mejorar la herramienta, abordar nuevos requisitos y adaptarla a las necesidades de nuevos clientes y procedimientos. La flexibilidad de la herramienta personalizada nos permite reaccionar de forma rápida acompañando así los plazos que esperan los equipos de abogados y los clientes. Un dato muy relevante es que en las últimas semanas hemos completado la integración de MomentUM con AutodocUM, nuestra plataforma para automatizar documentos legales. Esta integración permite a los abogados no solo gestionar los asuntos y obtener información del estado de cada procedimiento, sino también producir documentos de forma automática, aprovechando toda la información existente en MomentUM, mejorando aún más la eficiencia y fortaleciendo las relaciones con los clientes. Este proyecto y los que vendrán han sido experiencias muy positivas para el despacho y para nuestros equipos.

Anna – Muchas gracias, Eva y Nacho, por compartir este logro. La historia de MomentUM en Uría Menéndez refleja un compromiso con la innovación y la excelencia en la prestación de servicios legales, pero además es el reflejo de una inquietud que está atravesando todo el sector legal. De hecho, creo que los grandes despachos tienen una responsabilidad social de empresa (CSR) importante en su compromiso con la innovación: el crecimiento de un sector depende de nuestra inversión en el cambio y la transformación. Y necesitamos de organizaciones que se impliquen y de ejemplos que nos sirvan, tantos en sus posibles errores como en sus aciertos, de referencia. Otro elemento que creo merezca la pena destacar como aprendizaje de este proyecto ha sido la colaboración estrecha entre tecnólogos, abogados y otros profesionales, que ha permitido diseñar y desarrollar esta solución. La multidisciplinariedad es necesaria en proyectos de transformación digital no solo por la pluralidad de conocimiento que genera, sino por las perspectivas divergentes, las inteligencias múltiples, las sensibilidades diferentes a las necesidades tanto interna como externa. Esto que parece posible solo en grandes organizaciones puede ocurrir también en pequeña, creando ecosistemas y colaborando en la diversidad.

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