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 Guardar cantidades ingentes de
documentación por temor a lamentarse de no
haberlo hecho, es un error, pensándolo bien,
tener almacenado semejante volumen de
información ¿nos asegura encontrar lo que
queremos, tal y como lo queremos y en el
momento que se precisa?
Datos inquietantes:
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El 35% de los despachos de
abogados son reacios a destruir los
archivos de sus clientes como la única y
mayor barrera a los programas de
eliminación de documentos.
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Los despachos de abogados
frecuentemente planifican guardar los
documentos durante periódos largos,
incluso cuando los clientes han
terminado su relación contractual con
ellos.
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Retener documentación para
siempre puede tener tremendas
consecuencias:
o
Multas y sanciones
o
Acciones legales, desperdicio de información
u obstrucción a la justicia.
Irónicamente, eludir acciones
legales es la principal razón por la que
muchos despachos de abogados guardan la
documentación demasiado tiempo.
La mayoría de los Tribunales
permiten como evidencia el archivo
electrónico y la destrucción controlada de
archivos, siempre y cuando el proceso esté
en linea con las mejores práctica de la
industria y se emprendan como parte de una
política documental aplicada
consistentemente.
Que no cunda el pánico!, el
futuro de la gestión documental legal ha
llegado, no es ninguna fórmula mágica que
promete imposibles, lo más doloroso del
asunto es que se trata de algo “obvio”. La
mayoría de los despachos ya están realizando
algunas prácticas en gestión documental,
pero su integración, el tratamiento de todo
el ciclo de vida desde que se crea hasta que
se almacena, es a la vez un reto y una
oportunidad.
Hagamos una breve mirada a los
orígenes de la familia de normas ISO30300. A
nivel mundial, el sector tradicional de
archiveros y documentalistas venían
sobreviviendo bajo las buenas prácticas del
estándar ISO15489 por algo más de una
década, pero con el nuevo siglo y la
transición al entorno digital, el Comité de
normas español SC1CTN50 de Aenor, propuso a
ISO crear una norma al mismo nivel que la
ISO9000, el proyecto era gigante, pero hoy
día podemos decir con orgullo que una norma
de gestión documental certificable, es el
magnífico resultado de aquel sueño.
¿Qué beneficios nos ofrece un
sistema de gestión documental basado en
ISO30301?, para empezar una política de
gestión documental basada en las
herramientas y metodología que establecerán
el marco necesario para regular la creación
y control de nuestra información, con un
alcance sistemático y verificable.
El despacho legal se dota de
inteligencia y consigue una fuerte
ventaja competitiva, implantando esta
metodología puede asegurar que la
documentación que se maneja en el despacho
es autorizada y fiable, además demuestra
evidencia sobre las decisiones de su negocio
a nivel organizativo.
La documentación que una vez
creada y gestionada, no está accesible a
quién la necesita y por el tiempo requerido,
no es útil y puede proyectar una mala imagen
que haga que los clientes “pongan los pies
en polvorosa”.
Un despacho cuya gestión
documental está certificada demuestra
compromiso, responsabilidad e integridad con
su Dirección, la información se gestiona
mediante unos sencillos controles que
permiten eliminar redundancias y establecer
una consistencia en todo el sistema
documental, favoreciendo la eficiencia y
rentabilidad del negocio.
Otro argumento de peso, hoy día
no existe todavía ningún Despacho de
Abogados certificado en ISO30301 ¿quieres
ser el primero en demostrar tu compromiso
con una gestión documental excelente?
Cristina Fernández es Vocal del
Subcomité Técnico de normalización –
Información y Documentación – Gestión de
documentos y aplicaciones de Aenor
CTN50-SC1 desde 2004. Traduciendo normas
ISO y adaptándolas al entorno nacional.
Es experta internacional de la Delegación
española en el Subcomité de Normalización
TC46SC11 de ISO – Information and
Documentation – Archives/Records Management
desde 2004, con máxima representación
mundial en el ámbito de la gestión
documental y participo definiendo normas del
ámbito documental (ISO30301) y estableciendo
alianzas con resto de Comités de los
sistemas de Gestión para estandarizar
estructuras.
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