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¿Por qué almacenar la documentación durante más tiempo del exigido puede aumentar los costes de un despacho?
MADRID, 21 de SEPTIEMBRE de 2014

Cristina Fernández, consultora de Qlawyer y experta en el Comité ISO30300

Cristina Fernández, consultora de Qlawyer y experta en el Comité ISO30300Guardar cantidades ingentes de documentación por temor a lamentarse de no haberlo hecho, es un error, pensándolo bien, tener almacenado semejante volumen de información ¿nos asegura encontrar lo que queremos, tal y como lo queremos y en el momento que se precisa?

Datos inquietantes:

  • El 35% de los despachos de abogados son reacios a destruir los archivos de sus clientes como la única y mayor barrera a los programas de eliminación de documentos.

  • Los despachos de abogados frecuentemente planifican guardar los documentos durante periódos largos, incluso cuando los clientes han terminado su relación contractual con ellos.

  • Retener documentación para siempre puede tener tremendas consecuencias:

o   Multas y sanciones

o   Acciones legales, desperdicio de información u obstrucción a la justicia.

Irónicamente, eludir acciones legales es la principal razón por la que muchos despachos de abogados guardan la documentación demasiado tiempo.

La mayoría de los Tribunales permiten como evidencia el archivo electrónico y la destrucción controlada de archivos, siempre y cuando el proceso esté en linea con las mejores práctica de la industria y se emprendan como parte de una política documental aplicada consistentemente.

Que no cunda el pánico!, el futuro de la gestión documental legal ha llegado, no es ninguna fórmula mágica que promete imposibles, lo más doloroso del asunto es que se trata de algo “obvio”. La mayoría de los despachos ya están realizando algunas prácticas en gestión documental, pero su integración, el tratamiento de todo el ciclo de vida desde que se crea hasta que se almacena, es a la vez un reto y una oportunidad.

Hagamos una breve mirada a los orígenes de la familia de normas ISO30300. A nivel mundial, el sector tradicional de archiveros y documentalistas venían sobreviviendo bajo las buenas prácticas del estándar ISO15489 por algo más de una década, pero con el nuevo siglo y la transición al entorno digital, el Comité de normas español SC1CTN50 de Aenor, propuso a ISO crear una norma al mismo nivel que la ISO9000, el proyecto era gigante, pero hoy día podemos decir con orgullo que una norma de gestión documental certificable, es el magnífico resultado de aquel sueño.

¿Qué beneficios nos ofrece un sistema de gestión documental basado en ISO30301?, para empezar una política de gestión documental basada en las herramientas y metodología que establecerán el marco necesario para regular la creación y control de nuestra información, con un alcance sistemático y verificable.

El despacho legal se dota de inteligencia y consigue una fuerte ventaja competitiva, implantando esta metodología puede asegurar que la documentación que se maneja en el despacho es autorizada y fiable, además demuestra evidencia sobre las decisiones de su negocio a nivel organizativo.

La documentación que una vez creada y gestionada, no está accesible a quién la necesita y por el tiempo requerido, no es útil y puede proyectar una mala imagen que haga que los clientes “pongan los pies en polvorosa”.

Un despacho cuya gestión documental está certificada demuestra compromiso, responsabilidad e integridad con su Dirección, la información se gestiona mediante unos sencillos controles que permiten eliminar redundancias y establecer una consistencia en todo el sistema documental, favoreciendo la eficiencia y rentabilidad del negocio.

Otro argumento de peso, hoy día no existe todavía ningún Despacho de Abogados certificado en ISO30301 ¿quieres ser el primero en demostrar tu compromiso con una gestión documental excelente?

 

Cristina Fernández es Vocal del Subcomité Técnico de normalización – Información y Documentación – Gestión de documentos y aplicaciones de Aenor CTN50-SC1 desde 2004. Traduciendo normas ISO y adaptándolas al entorno nacional.

Es experta internacional de la Delegación española en el Subcomité de Normalización TC46SC11 de ISO – Information and Documentation – Archives/Records Management desde 2004, con máxima representación mundial en el ámbito de la gestión documental y participo definiendo normas del ámbito documental (ISO30301) y estableciendo alianzas con resto de Comités de los sistemas de Gestión para estandarizar estructuras.

 

 

Blog de Qlawyer

Qlawyer es el servicio de consultoría en certificación de Lawyerpress. Nuestros especialistas analizan su despacho profesional según los estándares internacionales y les preparan para obtener certificaciones en calidad, Seguridad informática, gestión documental, gestión medioambiental o responsabilidad social corporativa. En este blog escribirá un conjunto de expertos en materia de certificación para analizar los procesos, sus ventajas y las ventajas de certificaciones y procesos de gestión de calidad.

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