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OPINIÓN
Por Miguel Olías de Lima Pancorbo, Socio fundador de Ejustic Soluciones Tecnologías para la mediación y el arbitraje.
¡Por fin ha llegado el reglamento de mediación! El 6 de julio de 2012 hizo aparición en nuestro ordenamiento jurídico la Ley 5/2012 de Mediación en Asuntos Civiles y Mercantiles. Desde entonces el Ministerio de Justicia ha estado trabajando en dos borradores de reglamentos, de los cuales uno de ellos desarrollaba únicamente las cuestiones relativas a los medios electrónicos de mediación. Para sorpresa de todos, ambos reglamentos se han unificado en uno solo, que fue aprobado en Consejo de Ministros el pasado viernes 13 de diciembre de 2013. Desde este instante, tanto instituciones de mediación como mediadores profesionales se encuentran con que los medios electrónicos de mediación y el procedimiento simplificado de mediación no son un futuro lejano, sino un presente, que al mismo tiempo es desconocido para muchos de ellos. En este artículo daremos las claves para entender los medios electrónicos de mediación y analizaremos cómo afecta este reglamento a instituciones y mediadores en este contexto. • Las cuantías de reclamación inferiores a 600 euros se tramitarán preferentemente por el procedimiento simplificado de mediación por medios electrónicos. Este no debe durar más de un mes y se iniciará en un máximo de dos meses desde la recepción de su solicitud. • Las instituciones de mediación, o en su caso, los mediadores, contratarán con proveedores los servicios electrónicos de mediación. La responsabilidad ante las partes de las normas de protección de datos de carácter personal será de estos primeros, por lo que se recomienda a instituciones y mediadores que conozcan los requisitos que deben exigir a sus proveedores para cumplir con la LOPD, entre otras normativas. • Los medios electrónicos de mediación deberán ser seguros, asegurar la privacidad, integridad de la información, secreto de los documentos, las comunicaciones y la confidencialidad de las fases del procedimiento. Podemos anticipar que los documentos deberán estar cifrados y las comunicaciones encriptadas mediante certificados digitales, así como de otros mecanismos de seguridad adicionales. Por este mismo motivo no sería muy recomendable el uso de softwares instalados en ordenadores personales o portátiles de los cuales pueda extraerse información confidencial por extravío o acceso indebido de un tercero. En este sentido, sería más recomendable que los datos estuvieran en servidores seguros en Internet, o como denominamos hoy en día “la nube”. Pero una nube segura, en la que se pueda exigir la responsabilidad al proveedor de la misma, en vez de tener que blindar con medidas de seguridad los equipos informáticos propios donde se alojen los datos. • Estos sistemas deben ser accesibles para personas con discapacidad y fáciles de usar por todas las personas. El uso de sistemas que por su diseño solo sean entendibles por una pequeña parte de la sociedad implicaría la vulnerabilidad del principio de imparcialidad en mediación. • Los sistemas deben ser auditables, pudiéndose analizar el registro de toda la actividad, lo que en términos informáticos suele hacerse con ficheros automáticos de registro denominados LOG. • Las partes deben poder acreditar su identidad en la solicitud de la mediación, así como en la firma de las actas de sesión. Los mecanismos válidos para ello son la firma electrónica o el uso de un mecanismo de claves secretas previa identificación presencial de la persona ante el mediador o la institución. • Las solicitudes deben generar un documento que sirva como justificante para las partes. • Tanto las solicitudes como toda la documentación deberá estar recogida en un único expediente, el cual es recomendable que se encuentre en un soporte electrónico para facilitar el cumplimiento de la Ley 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal. • Como último punto a destacar, debemos mencionar el registro de acceso de las partes al sistema. Mecanismo que permite detectar si una persona no ha accedido durante cinco días al sistema informático, lo que se consideraría no asistencia a la sesión de mediación. ¿Qué conclusiones podemos sacar de todo esto? Son muchas y muy complejas las medidas y características a tener en cuenta para desarrollar un medio electrónico de mediación seguro. Por este motivo, es recomendable contratar este servicio con un tercero experto del sector y preferentemente un sistema seguro en la nube o en un servidor externo, para poder olvidarnos de las medidas de seguridad de nuestros ordenadores. Los medios electrónicos de mediación no solo sirven para realizar procedimientos simplificados de mediación, sino también para gestionar eficientemente los expedientes aunque las mediaciones sean presenciales. No debemos temer a lo desconocido, pues los medios electrónicos de mediación son una oportunidad para resolver los conflictos de forma ágil y ahorrando costes con la ayuda de proveedores de estos sistemas que ayudan a evitar el colapso de la Administración de Justicia.
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