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COLABORACIONES / Opinión
Por Michelle González. Abogada, departamento legal y Pilar Carcelén. Departamento Fiscal de TOMARIAL, S.L.P.
Se acercan las fechas en las que por regla general las sociedades mercantiles de nuestro país deben legalizar sus libros de contabilidad, según exige el artículo 27 de nuestro Código de Comercio. Si bien, este año, y tras la promulgación de la Ley 14/2.013, más conocida como la “Ley de Emprendedores”, esta obligación no sólo afecta a los libros contables (art. 25 C.Com.), sino también a los libros de actas, libros registros de socios y de acciones nominativas (arts. 104 y 116 LSC) y a todos aquéllos que las sociedades mercantiles de nuestro país deben cumplimentar obligatoriamente con arreglo a las normas legales que les son de aplicación, por lo que entendemos también aplicable dicho requisito al libro-registro de contratos socio-sociedad exigible en caso de sociedades unipersonales (art. 16 LSC). El artículo 18 de la Ley de Emprendedores, que entró en vigor el pasado 29 de septiembre de 2.013, introduce varias novedades en nuestro sistema jurídico al disponer no sólo que a partir de ahora todos estos libros deben cumplimentarse en soporte electrónico, sino que además habrán de legalizarse obligatoriamente por vía telemática, en el plazo de los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio (como ocurría hasta la fecha con los de contabilidad), además de introducir dicha obligación con carácter anual para los libros de actas y registro de socios o acciones nominativas (entendemos esta obligación igualmente aplicable al libro-registro de contratos en la sociedades unipersonales). A la vista de lo anterior, la cuestión a plantearse es ¿cómo afectarán estas obligaciones en la práctica ordinaria a nuestros empresarios? Pues la aplicación de dicha norma tiene visos de suscitar diferentes interpretaciones entre quienes al final son los encargados de gestionar dicha legalización: el Registro Mercantil competente en cada provincia. En cuanto a los libros de contabilidad, hay quien entiende que dadas las fechas de publicación de la Ley de Emprendedores, lo razonable sería aplicar esta obligación a partir del año siguiente a su entrada en vigor. Es decir, para los ejercicios cerrados a 31 de diciembre de 2.014 y siguientes (o antes, si nos encontráramos ante ejercicios partidos). Por tanto, habría que empezar la llevanza electrónica de la contabilidad a partir de enero de 2.014, pues en el año 2.015 no se admitirá a legalización ningún libro que no se presente en formato digital. Si bien entendemos que habrá Registros que puedan no considerarlo así, y exijan la legalización telemática de sus libros a las sociedades cuya fecha de cierre del ejercicio sea posterior a la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores. Por lo que respecta a los libros de actas y registro de socios y de acciones nominativas, para las sociedades mercantiles que se constituyan tras la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores no existirá problema alguno, pues ya nacen con la obligación de carácter anual de cumplimentarlo en formato electrónico y presentarlo telemáticamente. La discrepancia se plantea para aquellas sociedades que ya disponen de un libro de actas físico, puesto que el artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil indica que para legalizar un segundo libro de actas debe acreditarse la íntegra utilización del ya existente, denunciar su sustracción o consignar en acta notarial su extravío o destrucción. Y es aquí, por tanto, donde entrarán en juego las diferentes interpretaciones a efectuar por los respectivos registradores mercantiles. Puesto que, en atención a dicha normativa analizada, lo lógico sería legalizar el libro de actas telemáticamente y presentar el libro de actas físico ante el Registro Mercantil competente (art. 106 RRM) a los efectos de que éste incluya en el mismo una diligencia de cierre del mismo u alguna otra que tuviera por conveniente. Pero ante la imposibilidad física de atender la avalancha de trabajo que ello puede suponer para los Registros Mercantiles no es extraño que pudieran interpretar que las sociedades puedan seguir utilizando su libro físico de actas hasta terminarlo y sólo entonces proceder a su legalización telemática. Un consejo: cuidado con incluir en los libros de actas electrónicos actas de Juntas o de sesiones de los órganos colegiados de gobierno celebradas con anterioridad al 29 de septiembre de 2.013, fecha de entrada en vigor de la Ley de Emprendedores. En cuanto a los libros registro de socios y de acciones nominativas, nos encontraríamos ante la misma problemática, puesto que si la sociedad ya dispone de un libro físico entendemos que hasta que éste no se terminara no se tendría que legalizar otro. No se olviden además que legalizar año tras año esta clase de libros supondrá no sólo una obligación societaria más, sino un gasto adicional. Por ello, y puesto que por regla general dicha clase de libros no suelen ser objeto de muchas modificaciones, podría considerarse que únicamente será obligatoria su legalización cuando se hayan producido variaciones en su contenido desde el ejercicio anteriormente legalizado. A la vista de las confusiones que, al menos en este primer ejercicio, pueden derivarse de la aplicación de esta nueva normativa, nuestro consejo es que se pongan en contacto con su asesor fiscal y/o legal a tiempo de que les indique cuáles son las directrices e interpretaciones por las que su empresa tendrá que regirse dependiendo de su localización física y, por tanto, de la opinión del Registro Mercantil competente.
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