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26 de JUNIO de 2015

¿Cómo presentar los libros de actas y socios?  Inseguridad jurídica del ejercicio 2014

LAWYERPRESS

Por David B. Ruiz Hall, responsable del Área de Legal de GB Consultores Financieros, Legales y Tributarios

 

David B. Ruiz Hall, responsable del Área de Legal de GB Consultores Financieros, Legales y Tributarios La gestión de la legalización de los libros de gestión mercantil de la empresa, especialmente de los de actas y de registro de socios, ha sido casi siempre una cuestión infravalorada por el empresario. Sin embargo se trata de un procedimiento  necesario para regular la responsabilidad de guardia y custodia de la documentación del empresario (especialmente entroncado con la responsabilidad del administrador) que actualmente está en suspenso generando  una importante inseguridad jurídica. Vamos a explicar en qué punto legislativo nos encontramos y cómo debemos actuar para cumplir con esta obligación.

A través de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, el legislador tramitaba telemáticamente dichas presentaciones de acuerdo con las obligaciones de conservación del empresario de la documentación que el ya conocido art. 30 del código de comercio regulaba.

Sin embargo, el proceso material en el que dicha presentación telemática se debía de hacer, no vino regulado hasta la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de dicha Ley de apoyo a los emprendedores.

En sí, dicha instrucción, como orden normativo, se encuentra jerárquicamente en un estamento muy inferior al de rango de Ley. Su contenido reglamentario debería desarrollar dicho procedimiento, pero no crear ni obligaciones ni derechos de nueva naturaleza.

Ante esta situación, el pasado 27 de abril, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid, Sala de lo Contencioso-Administrativo, Sección Sexta, dictó la suspensión de la Orden con fecha 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de Registros y Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, que se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE n° 40 de 16 de febrero de 2015) hasta que recaiga sentencia.

Todo ello supone que el procedimiento telemático que desarrollaba esta instrucción queda en suspenso.  De este modo cualquier procedimiento de presentación telemática de libros de actas, socios, de actas del consejo, etc., todos ellos derivados del obligado cumplimiento en la documentación de la empresa y por el empresario, no cuentan en estos momentos con un proceso reglado para su presentación telemática efectivo o requerido. Además, tal y como dice la propia sentencia,  se favorece que los actos entre los órganos de gobierno de la empresa, así como las decisiones propias del fondo de comercio e industria de la empresa, queden protegidas de un secreto que el procedimiento ahora en suspenso no garantizaba correctamente.

Este hecho, siendo que se produce la sentencia antes del 30 de abril, obliga a que se deba tomar la decisión forzosa de: presentar los libros de actas y socios a través de un procedimiento con certificación, acta, depósito y coste, que podrían ser todos reformulados, o incluso el proceso en sí derogado; o bien, continuar la presentación de libros en lo referente al ejercicio 2014 con los mismos requisitos que se daban hasta ahora.

Qué requisito seguir

Como recoge la sentencia, este segundo camino debe ser incluso recomendado por las siguientes cuestiones:

·         Porque según la resolución de la DGRN de 5 de agosto de 2014 parece que ya muchos de los Registros Mercantiles en la aplicación práctica del art. 18 de la Ley 14/2013 han continuado haciendo posible la legalización de los libros de los empresarios tanto en papel como, para aquellos que lo han estimado conveniente, en soporte electrónico, por vía presencial o telemáticamente.

·         Porque con la suspensión de la Instrucción los empresarios no dejarían de cumplir con sus obligaciones en materia de llevanza y legalización de libros que les impone la normativa mercantil (contenida en el Código de Comercio, el TRLSC, el Reglamento del Registro Mercantil, etc.), sino únicamente se dejaría sin aplicación temporalmente la Instrucción hasta que recayese Sentencia.

·         Porque por ello, dicha suspensión solamente traería como efecto práctico que los empresarios –que parecen ser sus primeros y directos destinatarios- podrían seguir presentado los libros para su legalización tanto en formato papel como electrónico y de forma presencial o telemática, así como la legalización de los libros físicos en blanco (antes de su utilización); tal y como parece que se ha venido aceptando por la mayoría de los Registros Mercantiles hasta la publicación de la Instrucción.

·         Porque además esta posibilidad de no cumplimentación temporal se prevé como una alternativa más en la propia Instrucción cuando se dan justas causas y problemas técnicos (sección 23ª y 24ª de la Instrucción que permiten la legalización de libros encuadernados y en papel y de forma presencial).

Sencillamente, este procedimiento está en suspenso y está provocando una situación que resulta especialmente llamativa y generadora de una importante inseguridad jurídica.

Además,  los Registros Mercantiles de las distintas provincias de España no están legalizando libros de actas o de socios de nueva factura. Ello supone que únicamente se podrían acoger a la segunda opción acuñada por el del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, Sala de lo Contencioso-Administrativo, aquellas sociedades que tengan libros no diligenciados ni cerrados a fecha anterior a 27 de septiembre de 2013.

Por tanto, el empresario, y especialmente el administrador, es arrojado y obligado a decidir sobre si acogerse a una normativa sin rango de ley, que está en suspenso, o ajustarse a un procedimiento regulado a expensas de una calificación defectuosa de los libros contables presentados. Ya nos encontramos que los Registros Mercantiles están informando a efectos gratuitos en cada una de las presentaciones de libros contables, que se debieron haber presentado antes del 30 de abril del corriente.

En conclusión, los efectos de esta situación están generando inseguridad jurídica y  pueden derivar en masivos incumplimientos de las obligaciones de empresarios.  Debe ser seguida con amplia atención en el caso de que haya otras pruebas indiciarias concurrentes de falta de diligencia empresarial.

 

 

 

 
 
 

 

 
 
 
 
 
 
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