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Legal Project Management: La Apuesta de la abogacía innovadora
MADRID, 12 de ENERO de 2012 - LAWYERPRESS
 

Este artículo se dirige a todos los abogados que son Legal Project Manager sin saberlo. Ya es hora de aprovechar vuestra experiencia, vuestros conocimientos y de vuestras habilidades.
Definís objetivos, manejáis costes y tiempo, gestionáis recursos económicos y humanos, coordináis equipos, comunicáis con los clientes y con todos los actores involucrados en un asunto jurídico que os han encargado. Sois abogados. Pero también sois project manager, mejor dicho, legal project manager.
Aunque parezca sorprendente, manejar un asunto jurídico no es fundamentalmente diferente a manejar un proyecto de construcción, una actividad de investigación farmacéutica o un programa de desarrollo.
Para introduciros al concepto de Legal Project Management, debemos dar respuesta a tres preguntas básicas:
• qué es el Legal Project Management
• por qué deberíamos utilizar este enfoque y
• cómo podemos implementarlo en nuestra actividad diaria.

¿Qué es el Legal Project Management?
Quien haya participado en algún curso sobre liderazgo, habrá probablemente ensayado la técnica del “elevator pitch” (1) . Este artículo es mi “discurso del ascensor” para conseguir el objetivo de poder dejaros entender en pocas líneas qué es el Legal Project Management (LPM) – gestión de proyectos en el sector legal.
Una cuestión previa es saber lo que no es el LPM: no es una práctica legal sino el conjunto de principios y mecanismo sobre como ejercer la abogacía (no nos dice qué hacer sino cómo hacerlo). Y no es una solución táctica: es una solución estratégica.
El Legal Project Management es un enfoque que permite trabajar eficientemente con un control exhaustivo sobre alcance, tiempo y coste de vuestro mandato desde el inicio hasta el cierre. De esta forma, se ofrecer mayor valor al cliente y en muchos casos se logra una mayor satisfacción propia al realizar el trabajo – al ser abogado.
Dwight D. Eisenhower dijo una vez que los planes son útiles, pero lo esencial es planificar. Ser buenos gestores, tanto de formas como de contenidos, nos favorece como abogados. Nos ayuda a hacernos preguntas y a reflexionar sobre lo visible, lo intuitivo y lo desconocido.
Hay dos palabras clave: gestor y proyecto. Las organizaciones – todas las organizaciones – realizan un trabajo en forma de operaciones o de proyectos. Estas dos formas de trabajar se caracterizan por el hecho que ambas las llevan a cabo las personas, están restringidas por limitación de recursos y son planificadas, ejecutadas y controladas. ¿Cómo distinguimos las operaciones de los proyectos? Las operaciones son constantes y repetitivas mientras que los proyectos son temporales y únicos.(2) Cada proyecto se caracteriza por un ciclo de vida, organizado por fases: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.
Un despacho de abogados, como las demás organizaciones, realiza trabajos en forma de operación y/o de proyecto. De hecho, las actividades que implementáis como abogados (tanto en despachos grandes como pequeños) se llevan a cabo por personas, están restringidas por limitación de recursos y son planificadas, ejecutadas y controladas (aunque ineficientemente en muchos casos). ¿Los servicios commodities no se acercan mucho a la definición de operaciones? En el caso de un bufete de abogados, ¿qué mandato se acerca a la definición de proyecto?

¿Qué significa gestionar proyectos?

La Gestión de Proyectos es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para conseguir satisfacer las necesidades y las expectativas de los implicados. Esto implica, de forma invariable: 1) hacer balance de lo que se suele llamar triple restricción (alcance/calidad, tiempo, coste); 2) identificar y gestionar los que están implicados con diferentes necesidades y expectativas; investigar los requisitos identificables (necesidades) y requisitos no identificables (expectativas) del cliente..
¿Os reconocéis como gestores de proyectos? ¿No estáis manejando todo los días tiempo, costes y personas cuando os mandan un caso? Sí, lo hacéis, pero desconociendo la metodología de gestión así como las herramientas técnicas específicas. ¿Tenéis las habilidades que se requieren a un gestor de proyecto (liderazgo, negociación, comunicación, etc.)? Probablemente sí, pero de forma innata sin haberlas profundizado o entrenado.
El Legal Project Management es la adaptación de la metodología por proyecto a las exigencias de sector legal. Las experiencias exitosas de grandes firmas en Estados Unidos, Canadá y Reino Unido demuestran que la gestión por proyecto se puede aplicar perfectamente a la gestión de mandatos legales con el resultado de optimizar resultados, mantener alto el nivel de calidad y reducir tiempos y costes.
¿Por qué debería utilizar esta metodología?
Fundamentalmente deberíamos utilizarla como respuesta a un cambio que ha revolucionado la relación abogado - cliente. En estos últimos años el cliente se ha concienciado y quiere saber, quiere comunicar, quiere estar. El cliente tiene su visión y necesita que el servicio profesional que él paga no le represente un coste, sino le aporte un valor. El servicio profesional aporta valor en la medida en que apoya el planteamiento estratégico del cliente. La balanza del poder ha cambiado. Pesa a favor del cliente. Sin embargo, quien tiene el conocimiento y las habilidades es el abogado.
¿El abogado o los abogados? (3) Hablamos de un mercado abierto con barreras de entradas casi inexistentes y una incorporación constante de nuevos abogados frente a una disminución de la facturación global. No ha cambiado solo la relación con el cliente sino también el mercado legal (un mercado opaco, fragmentado, intensivo en capital humano, muchas veces ineficiente en organización y costes) en un contexto de crisis económica.
El cambio da vértigo e inevitablemente genera resistencia. Esta resistencia es un mecanismo de autodefensa del ser humano y es positivo siempre y cuando no ponga nuestra supervivencia en peligro. Hace 2500 años Heráclito nos decía que “nadie se baña dos veces en el mismo río” porque todo cambia. Quizás hasta ahora el sector legal haya gozado de un cierto inmovilismo que ha sido positivo como mecanismo de defensa hasta que no han cambiado las condiciones. Podemos seguir resistiéndonos a este cambio, pero realmente el cambio ya ha ocurrido. La buena noticia es que en cada crisis hay una oportunidad.
Esta oportunidad es el Legal Project Management, una solución win to win que permite al abogado responder a las necesidades del cliente, soportando menos costes y aportando más valor. En otras palabras, es una ventaja competitiva para despachos grandes, medianos y pequeños que trae fuerza de una mejor organización del trabajo.
Desde un punto de vista técnico, la correcta aplicación de esta metodología permite, entre otras ventajas:
- Aceptar asuntos (proyectos) que encajen con la estrategia y el posicionamiento del despacho (cultura organizativa) y que sean rentables (por lo tanto, los costes que se soportan son inferiores al pago que se recibe; el beneficio de seguir este mandato es superior al de seguir otro, partiendo de una situación de escasez de recursos).
- Prever desde el primer momento, con un margen de aproximación suficientemente razonable, los costes que soportaremos y el beneficio que recibiremos, a través de una asignación coherente de personal y una atribución clara de responsabilidades.
- Prever cuantos colaboradores estarán implicadoso, en que momento y por cuanto tiempo.
- Reducir o eliminar el nivel de incertidumbre (la incertidumbre normalmente repercute en más costes para el cliente o para el despacho), a través de una identificación y gestión eficaz de los riesgos.
- Mejorar nuestro proceso de seguimiento y control y por lo tanto saber gestionar eventuales cambios (os acordáis, el cambio es la única constante) que puedan surgir.
- Aportar mayor valor al cliente, dándole una solución que responda verdaderamente a sus necesidades y haciendo el esfuerzo, y solo el esfuerzo, que requiere esta solución (sin desperdiciar recursos).
- Mejorar el ambiente de trabajo con una gestión más eficiente del equipo, así como de todos los actores (in primis el cliente) involucrados en el proyecto.

¿Cómo puedo implementarla en mi actividad diaria?
Hasta ahora he hablado, para simplificar, de metodología de proyecto, sin embargo no existe una solo metodología, sino que hay varias y según sus características pueden encajar mejor o peor en la estructura organizativa de un despacho. La implantación del LPM es una labor gratificante porque permite que todos los recursos trabajen conociendo los objetivos del proyecto, y consecuentemente de la organización. Esto facilita su seguimiento y proporciona mayor agilidad, rendimiento y comunicación entre los actores del proyecto.
El buen abogado y el buen gestor es como un buen periodista que sabe hacer las preguntas correctas (si es importante conocer la información de la que se dispone, aún más importante será conocer de qué información no se dispone) y a través de una metodología específica dar las mejores respuestas. “¿Qué cosa más grande que tener a alguien con quien te atreves a hablar como contigo mismo?” (Marco Tulio Cicerón).

NOTAS
1) Se trata de una técnica de ensayo para el momento en el cual se presenta la situación deseada y poder así en forma breve (lo que tarda un viaje en ascensor) explicar todo sobre un negocio, empresa o proyecto a personas claves con las que es casi imposible quedar (inversionistas, empresarios, accionistas, clientes, etc).
2) Un proyecto puede definirse como un comportamiento temporal (tiene un principio y un fin definitivo) llevado a cabo para crear un producto o servicio único (diferente, de alguna forma, a todos los productos o servicios restantes).
Según el Censo publicado por el Consejo General de la Abogacía Española, hay 168.485 abogados, de los cuales 125.208 ejercientes.
3) Según el Censo publicado por el Consejo General de la Abogacía Española, hay 168.485 abogados, de los cuales 125.208 ejercientes.

 


 
 

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