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Reuniones productivas: El Arte de Moderar - La planificación es la base del éxito
MADRID, 05 de ABRIL de 2013 - LAWYERPRESS

Por Paula Fernández-Ochoa Socia de +MoreThanLaw, Consultoría de Marketing Jurídico

El pasado 3 de abril, dentro del ciclo de Jornadas de formación que se imparten en el Despacho Bonatti Defensa Penal (www.bonattidefensapenal.com), la coach Meritxell Obiols nos deleitó con una clase magistral sobre “Cómo ser eficaces liderando reuniones (ahorrando tiempo y dinero)”.
Las reuniones son una constante en el día a día profesional y planificarlas y dirigirlas hacia los objetivos marcados es un arte y una técnica indispensable para liderar cualquier equipo profesional y ser más eficaz en la toma de decisiones e involucración del equipo. Moderarlas y que sean productivas no es en absoluto baladí, pero Meritxell nos dejó unos puntos clave para conseguirlo:

1. Objetivo e introducción
En primer lugar, es importante tener claro y saber transmitir cuál es el objetivo de la reunión y hacer una breve introducción de la estructura y metodología de la misma: si será unidireccional (presentación) o interactiva (implicación), si habrá preguntas durante la exposición o al final, etc. Deben ser eficaces pues el tiempo es oro, uno de nuestros principales activos, y a nadie nos gusta perderlo.

2. Preparación de la reunión
Tenemos que abordar la reunión habiéndola preparado a conciencia: el objetivo (para qué se celebra?), los participantes (a quién va dirigida?), el orden del día (sobre qué se va a hablar?), la estructura (cómo se estructurará?), los medios (en qué condiciones se celebrará? disposición de la sala, luces, material, etc), la dirección (qué tener en cuenta?) y prever situaciones de conflicto (con qué dificultades te puedes encontrar?). Preparación versus improvisación.

3. Dirección de la reunión
Hay que gestionar muy bien el tiempo de la reunión para optimizarla (comenzar y acabar puntualmente y nada de “cortesía para los impuntuales y descortesía para los puntuales”, reparto de material correcto, uso de tono de voz dinámico,…).
Se trata que el líder ejerza de moderador para conseguir el cometido de ésta con la correspondiente intervención de los participantes (aplicando las estrategias comunicativas correspondientes en función del objetivo de la reunión y del perfil e intervención de los asistentes, teniendo presente que “el grupo está por encima de las individualidades”) y, sobre todo, generar un acta con los puntos clave y conclusiones o acuerdos alcanzados pues “Lo que no está escrito no existe”.

4. Situaciones de conflicto y trato de los participantes
No tiene por qué ocurrir pero puede darse alguna situación de conflicto y hay que estar preparado para saber reconducirla. Se tendrá en cuenta el perfil del participante (aristócrata, obstinado, astuto, charlatán, tímido, etc.) y se aplicará el método, argumentario o técnica correspondiente para involucrar al equipo, reforzar buenas ideas, procurar argumentos de las opiniones o propuestas, cortar lo inapropiado o, por ejemplo, posponer ciertos temas a una conversación privada al final de la reunión.
Y la sesión, perfectamente moderada por Meritxell Obiols, se cerró con la intervención de todos los asistentes, entre otros Santiago Mediano, Ignacio Izquierdo, Mercé Miguel Millán, Lucie Davioud, Esperanza Agulló, Nuria Mercader, Gal.la Sánchez, Carme García, Francisco Morales, una servidora y socios y profesionales del Despacho anfitrión: Bonatti Defensa Penal.
 


 
 

 

 






 



 

 
 

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