BDO, una de las mayores organizaciones globales de servicios profesionales, ha elaborado un decálogo con los pasos clave que sirva de ruta a las empresas frente a la entrada en vigor del Real Decreto Ley sobre el registro horario de la jornada.

El próximo 12 de mayo se hará efectivo el texto que modifica la ley sobre el control de la jornada ya en vigor desde 2014 y que, hasta el momento, solo se aplicaba a los contratos laborales a tiempo parcial. Aunque esta nueva modificación del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores no especifica cómo debe aplicarse dicho control, las empresas no están exentas de garantizar un registro diario de las jornadas laborales.

En este sentido, los expertos del área Laboral de BDO ha elaborado una guía básica con las consideraciones más importantes y recomienda a las compañías qué aspectos deben tener en cuentas para conseguir el éxito en la implantación de esta nueva regulación laboral para determinar un sistema de registro horario de la jornada laboral, que deberá hacerse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.

1. Establecer un registro diario en el que se detalle la hora de entrada y salida de cada trabajador en su puesto.
2. Especificar, además del horario de entrada y salida, todos los aspectos relacionados con la jornada y su desarrollo diario para evitar problemas con los empleados o la Inspección de Trabajo.
3. Contabilizar de forma correcta y eficaz los descansos intermedios que se produzcan a lo largo de la jornada diaria.
4. Primar la fiabilidad e invariabilidad de los datos para evitar su manipulación.
5. Registrar los datos de manera que sean inspeccionables tanto desde el propio centro como en la sede de la compañía.
6. Conservar los registros de cada uno de los trabajadores durante cuatro años permitiendo que se puedan consultar por los mismos empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
7. Documentar, de forma individualizada para cada trabajador, las horas extra que se realicen.
8. Compensar de forma correcta el tiempo extra trabajado mediante descansos, dentro de los cuatro meses siguientes a su realización, o mediante su retribución con el fin de acreditar que las mismas no excedan el máximo de 80 horas anuales permitidas.
9. Publicar el horario general de actuación de la empresa o los cuadrantes previstos de cada empleado pasará a ser una estrategia obsoleta e inválida.

La novedad en el artículo 34 es que cualquier empresa que opere en España con independencia de su tamaño y de su modalidad de contratación laboral utilizada debe instaurar un sistema de control horario, si bien, este artículo no impone un sistema específico de control, ya que este deberá ajustarse a las peculiaridades, circunstancias horarias y las modalidades que usen las compañías en la prestación de servicios, lo que para BDO es establecer un criterio muy acertado.

Al respecto, las empresas cuentan con múltiples sistemas de registro como plataformas de tipo manual, informático o por control remoto. No obstante, sistemas como la tarjeta o la firma electrónica se presentan como los métodos más habituales de implementación. Respecto al control con huella dactilar no parece gustar a la Agencia de Protección de Datos existiendo un informe de la agencia catalana en este sentido ya que la obtención de los datos biométricos de los empleados por parte de la empresa va en contra de la minimización de los datos que establece la normativa.

Fuera el modelo que sea para el control horario, las compañías la organización y documentación del registro de la jornada se establecerá bajo acuerdo con la representación legal de los trabajadores, mediante convenio colectivo o por decisión del empresario basado en sus facultades de control previo informe previo Informe de los representantes si los hubiera, o sin el mismo en caso contrario.

Con independencia de las dificultades que en este sentido se le presenta a las empresas deben tener presentes que el incumplimiento de la obligación de registro de la jornada de trabajo de los empleados será calificado como infracción laboral grave. Las sanciones, en forma de multa, serán en su grado mínimo de 626 euros pudiendo llegar hasta los 6.250 euros.