Best practice de LPM en Pinsent Masons: como entregar más valor a los clientes

Publicado el viernes, 19 febrero 2021

Anna Marra.

Anna Marra, Project Manager & Consultant

Linkedin es siempre un buen lugar para conocer gente interesante. En los últimos dos años he visto que Dee Tamlin, Head of Legal Project Management en Pinsents Masons, ha sido muy activa en la promoción de LPM en la firma y en las redes, viajando a oficinas locales y capacitando equipos de abogados para construir un nuevo mindset. Se atribuye al crítico literario británico Samuel Johnson la siguiente frase: «la curiosidad es, en mentes grandes y generosas, la primera pasión y la última». No estoy segura de tener una mente grande y generosa, pero mi pasión es la curiosidad. Entonces, he contactado con Dee y le he pedido que comparta su experiencia con el LPM en la firma. El resultado de nuestra conversación es esta entrevista. Me gustaría agradecer a Dee por su tiempo y generosidad.

Anna – ¿Cuál es exactamente tu función en Pinsent Masons y cómo se supone que debe aportar valor añadido a la prestación de servicios legales?

Dee – Soy Head of Legal Project Management en el Grupo Vario en Pinsent Masons. Aportamos valor agregado a la prestación de servicios legales al brindar diversidad de pensamiento al equipo del proyecto. Los abogados se concentran en la ley y nosotros gestionamos la prestación del servicio. En consecuencia, los clientes obtienen una mejor experiencia, más transparencia y una mayor sensación de control.

Anna – ¿Cuándo y por qué Pinsent Masons ha tomado la decisión estratégica de implementar LPM en la empresa?

Dee – El viaje de Pinsent Masons LPM comenzó en 2013 cuando los socios decidieron revisar cómo se estaba brindando nuestro servicio legal. Los profesionales de project management fueron reclutados en 2016 en dos equipos, pero fue en 2018 cuando constituimos un LPM Team con funciones globales a nivel central. Como equipo central, podemos aportar eficiencia a través de economías de escala y un enfoque coherente.

Una parte de la estrategia de Pinsent Masons es ser una firma de servicios profesionales con la ley en su núcleo. Al ofrecer Gestión de Proyectos Legales, estamos considerando toda la experiencia de nuestros clientes para ayudarlos a resolver desafíos de negocio. Nuestros equipos legales en colaboración con el Legal Project Management Team pueden brindar una mejor experiencia al cliente. Ya no somos una firma de abogados basada en la experiencia, sino una firma que pretende resolver los desafíos de negocio de nuestros clientes.

Anna – ¿Cómo habéis empezado? ¿Habéis tenido el apoyo de la Dirección desde el primer momento?

Dee – La participación de la alta dirección es esencial cuando se realiza un cambio transformador en cualquier negocio. Entonces, nos aseguramos de tener el respaldo total del Directorio de la Firma y comenzamos allí.

AnnaDespués de 2,5 años, ¿cuáles son tus principales objetivos?

Dee – Desde una perspectiva empresarial, seguir siendo relevantes para nuestros clientes y abogados ofreciendo un servicio que pone al cliente al frente y al centro. Y desde una perspectiva de equipo, continuar trabajando con las personas para desarrollarlas en su máximo potencial y prepararlas para el éxito como Gerentes de Proyectos Legales.

Anna – El LPM tiene básicamente dos enfoques diferentes, aunque cada día más se pueden utilizar como complementarios: a cascada (waterfall) y ágil (agile). ¿Probaste ambos? ¿Funciona uno mejor que el otro?

Dee – Hemos entregado proyectos utilizando metodologías Waterfall y Agile. En la prestación de servicios legales, ninguna metodología funciona exclusivamente, por lo que un enfoque híbrido / complementario funciona mejor para nosotros. Hemos tomado lo mejor de cada metodología y hemos creado algo nuevo.

Anna – ¿Qué tipo de mandatos legales se gestionan mejor con Waterfall y cuáles con Kanban?

Dee – Nuestra forma de trabajar es combinar los planes tradicionales de cascada y Kanban. El plan del proyecto a largo plazo suele ser de alto nivel. En una disputa, por ejemplo, puede haber hitos de alto nivel establecidos para fechas de procedimiento que comienzan a determinar el cronograma, pero la planificación granular por adelantado debe limitarse a un período corto de tiempo de 2 o 4 semanas. El asunto puede resolverse fuera de la corte la semana siguiente y luego el cliente habría incurrido en costos de planificación sin ningún motivo. En una M&A, se puede crear un plan de proyecto más detallado (cascada) por adelantado, pero el alcance puede cambiar, lo que significa que la estructura final del acuerdo puede ser significativamente diferente. Cambiar el plan a Kanban es útil para que el equipo del proyecto realice un seguimiento de dónde estamos en relación con el progreso y se asegure de que los recursos sepan cuándo se necesitan y para qué tareas. Es útil revisar el Kanban en las reuniones diarias. Kanban es una forma rápida y fácil para que los abogados actualicen la finalización de tareas en tiempo real.

Anna – ¿Tu equipo también se centra en la mejora de procesos? ¿Cómo crees que la mejora de procesos está transformando tu despacho de abogados? ¿Ha sido un enfoque importante en vuestros proyectos de transformación digital?

Dee – El equipo de LPM en Pinsent Masons no está simplemente haciendo un ejercicio de casilla de verificación. Al contrario, buscamos soluciones para que la prestación de servicios legales sea más eficiente y exitosa. Algunos miembros de nuestro equipo están calificados en Lean Six Sigma, por lo que nos enfocamos en la mejora de procesos. En asuntos de larga duración, buscaremos realizar mini sesiones de lecciones aprendidas, digamos entre Fases, para verificar si podemos mejorar algo en relación con el proceso y la entrega del servicio. Centrarse en el proceso es especialmente importante cuando se trabaja con el Managed Legal Service Team. Sin embargo, la transformación no puede limitarse a los procesos. En la transformación digital cuentan tanto la cultura de la organización como las herramientas que se utilizan para transformarla.

Anna – ¿Qué cambios han visto vuestros clientes al instruir a la firma con Legal Project Managers?

Dee – Los clientes tienen una mayor visibilidad de su gasto legal y se sienten más en control a medida que reciben actualizaciones periódicas de costes y estado. Realmente les gusta la idea de tener un punto central con el que pueden plantear preguntas o solicitar más actualizaciones del proyecto. También hablamos su idioma. Muchos de nuestros clientes ya tienen funciones maduras de gestión de proyectos dentro de sus propias organizaciones, por lo que ahora estamos a la altura de las expectativas de los clientes de proporcionar project management en sus importantes proyectos legales.

Anna – ¿Cómo encaja la gestión de proyectos legales en la gama completa de servicios que ofrece la firma?

Dee – Al ser parte del Grupo Vario en Pinsent Masons, el equipo de gestión de proyectos legales puede trabajar sin problemas con nuestras otras ofertas de servicios profesionales. Entonces, si un proyecto necesita recursos legales más especializados, podemos obtenerlos de nuestro Flexible Services Team. Además, nuestro equipo de consultoría y tecnología puede respaldar los requisitos de tecnología legal que brindan una mayor eficiencia. En relación con nuestra oferta de diversidad e inclusión, trabajamos como parte del equipo de entrega de Brook Graham, como lo hacemos cuando brindamos Managed Legal Services. Básicamente, ofrecemos apoyo en la gestión de proyectos a nuestros equipos legales y clientes en la prestación de servicios legales.

Anna – Por favor, comparte algunas sugerencias con los principiantes en el LPM.

Dee – Es importante que te apasione la gestión de proyectos. Los bufetes de abogados están llenos de personas muy inteligentes que entienden lo legal. Un gerente de proyectos legales debe comprender la gestión de proyectos, en primer lugar, se puede proporcionar capacitación en procesos legales. La inteligencia emocional es clave y las habilidades blandas como la gestión de las partes interesadas no deben subestimarse. Se trata de construir relaciones y ganar confianza.

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