ONE LEGAL TEAM, un proyecto global que supera fronteras

Publicado el martes, 20 febrero 2024

Anna Marra

PM Banco Santander

Algo que sigo aprendiendo desde que he empezado a trabajar en nuevos marcos de trabajo es que ninguno de ellos funciona bien cuando lo dejamos en un silo. Los mejores resultados suelen generarse cuando somos capaces de adoptar diferentes líneas de trabajo a la vez, de crear cross points y hacer que se apoyen entre ellos. Con lo cual, dedicarse al legal project management, al legal process improvement, al legal design thinking o la tecnología como si fueran islas no funciona; tienen más bien que ser conectores y crear relaciones entre estrategias, procesos y personas.

Esto es uno de los aspectos que más creo merece la pena destacar del Proyecto One Legal Team del Banco Santander, un proyecto global de su Asesoría Jurídica, que reúne varias iniciativas diferentes, algunas de ellas centradas en las personas, otras en los procesos, otras en la cultura y otras en la tecnología, pero todas con un hilo estratégico en común, el fomentar el sentido de pertenencia de todos los abogados del Grupo Santander a un solo equipo legal.

Con un proyecto estratégico tan global, creo que no solo se han superado las fronteras geográficas (Banco Santander está presente en numerosos países tales como Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Estados Unidos, México, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido, Uruguay, por supuesto España,  y además tiene sucursales en Asia, Italia, Alemania, Francia, etc.), sino también disciplinares y culturales. One Legal Team, que ha sido premiado por el International Institute of Legal Project Management (IILPM) como Best Project en la categoría LPM – In House Department, es un conjunto de proyectos multidisciplinares que tienen como objetivos principales (i) fomentar la unidad del equipo legal global, y (ii) potenciar la función legal dentro de Santander para alinearla con la estrategia del Grupo y convertir a la Asesoría Jurídica en un verdadero “partner” del Negocio,  haciéndola partícipe de las decisiones estratégicas, y así aportando auténtico valor al Grupo.

Este proyecto diseñado por el Equipo Jurídico Corporativo de Banco Santander  no solo potencia la colaboración entre los equipos jurídicos de los diferentes países en los que está presente, sino que permite agilizar la función jurídica global apostando por el tamaño de Grupo Santander como un plus, y pretende fomentar el crecimiento y la rentabilidad del Grupo, lo cual tiene mucho sentido si pensamos que justamente es esta la nueva evolución de la función legal: que no crezca y sea eficiente por si misma, sino para contribuir en el éxito de la organización desde el diseño de una estrategia hasta sus actuaciones en planes y operaciones.

Irene Martínez-Calcerrada, responsable de Coordinación de Países & Legal COO, y Andrea Parada Pérez, abogado senior de su equipo, me han ayudado a entender cómo ha surgido este proyecto y en que consiste.

Anna – Irene, Andrea, muchas gracias por compartir esta experiencia tan enriquecedora que puede inspirar a otros actores dentro del sector legal. ¿Cómo y porqué nace el Proyecto One Legal Team?

Irene y Andrea – One Legal Team (OLT) nace como una necesidad de coordinar, aunar y motivar a todos nuestros abogados de Santander, ya que es un proyecto que involucra a todos los abogados del Grupo (más de 1.000 profesionales en 16 países y unidades de negocio globales), con el objetivo de compartir conocimientos, información, políticas y estrategias internas, así como para promover la interacción y colaboración entre todos los departamentos jurídicos del Grupo.

El objetivo y el alcance del Proyecto OLT eran ambiciosos, y durante 2022 hemos trabajado intensamente con los equipos jurídicos locales para lograrlo: hemos tenido reuniones recurrentes con los equipos y los COO jurídicos con el fin de recabar información sobre sus herramientas tecnológicas, sus iniciativas de gestión del conocimiento y formación jurídica, sus proyectos internos de eficiencia, las mediciones de sus métricas/KPIs, y otras mejores prácticas en general. También hemos llevado a cabo amplios ejercicios de análisis de la información para determinar cuáles eran nuestros puntos fuertes y cuáles nuestras carencias/deficiencias tanto desde una perspectiva global como local. Por otro lado, también mantuvimos reuniones con distintos equipos de tecnología del Grupo para confirmar la viabilidad del proyecto OLT y para verificar que era posible utilizar las mismas tecnologías a escala mundial. Asimismo, también realizamos tests “Friends & Family” con distintos equipos jurídicos para comprobar la utilidad de las herramientas e iniciativas planteadas y para confirmar si aportaban valor añadido a los equipos. En resumen, este proceso supuso una importante inversión de tiempo y recursos de los profesionales de los distintos equipos.

Anna – Uno de los objetivos del Proyecto fue crear espacios comunes, tanto para encontrar o generar contenidos, como para impulsar la colaboración, el conocimiento interno y el aprendizaje. ¿Nos podéis comentar las principales iniciativas que se han llevado a cabo en este sentido?

Irene y Andrea – Destacaríamos tres iniciativas principales. La primera es la creación de un “SharePoint global”, es decir, de un sitio web donde todos los abogados del Grupo pueden compartir y buscar información relevante para la función jurídica (como políticas internas, cursos de formación, normativas, townhalls, eventos de despachos de abogados, etc.); a este Sharepoint se puede acceder desde cualquier dispositivo. En segundo lugar, tenemos un “Legal Roster”, que es un directorio global de todos los abogados internos del Grupo en el que cualquier profesional jurídico puede encontrar los datos de contacto de cualquier colega dentro del Grupo (nombre, correo electrónico, teléfono, país/filial, departamento jurídico, organigrama de su equipo, posición jurídica, etc.). Y, finalmente, la creación de nuestros Canales Jurídicos Temáticos, que son canales digitales que versan sobre áreas de práctica jurídica y que se han creado con el fin de intercambiar conocimientos y compartir información entre los abogados del Grupo (por ejemplo, artículos de interés jurídico, opiniones jurídicas, preguntas y reflexiones, buenas prácticas, noticias, etc.). Actualmente tenemos 24 canales temáticos en los que abogados internos de las distintas jurisdicciones publican contenidos diariamente y que versan sobre Ciberseguridad, Legal Tech, ESG, Corporate, Digital Assets & Crypto, Litigios, Datos & Privacidad, Mercado de Capitales, FCC, Pagos o Banca Minorista, entre otros.

Anna – Otro objetivo del proyecto ha sido el diseño y lanzamiento de dos concursos globales que permiten a vuestros abogados demostrar sus habilidades tanto de investigación como de diseño y desarrollo de proyectos tecnológicos que ayuden la función jurídica.  

Irene y Anna– Sí, los llamamos los Global Legal Awards. En diciembre de 2022 lanzamos dos concursos: el primero es el Santander Wise Legal Speakers, y lo organizamos en colaboración con la Facultad de Derecho de la Universidad Complutense de Madrid (UCM); en él los participantes deben presentar un trabajo escrito sobre un tema de actualidad e interés jurídico. El premio consiste en asistir a un seminario de carácter jurídico en la Universidad de Harvard (USA), así como en la presentación de los trabajos ganadores en nuestra convención anual de abogados (los Global Legal Days) y en la posibilidad de que el mejor trabajo se publique en una revista de relevancia jurídica a discreción de la UCM. En junio de 2023, el Comité de Valoración seleccionó los dos mejores ensayos, que fueron elaborados por abogados internos de Santander Chile y Santander España. El segundo concurso recibe el nombre de Santander Legal Innovation, y en él los participantes deben presentar un proyecto que, a través de la tecnología (o similar), mejore la eficiencia o la calidad de los servicios jurídicos de su equipo, y que pueda ser «exportable» a otros equipos. El premio consiste en la asistencia a un centro de innovación jurídica en Londres (Reino Unido) y en la presentación de los proyectos ganadores en los Global Legal Days. En junio de 2023 el Comité de Valoración seleccionó los dos proyectos ganadores, que fueron creados por abogados de Santander México y Santander Argentina. En 2023 recibimos más de 30 proyectos y trabajos de abogados internos de diferentes unidades de Santander en todo el mundo, y esperamos que estos números vayan creciendo en las próximas ediciones (de hecho, acabamos de lanzar los concursos de 2024 en enero de este mismo año).

Anna – Ponerse en los zapatos de los demás es a veces la mejor forma de entender y aprender. ¿En qué consisten vuestros Programas de Movilidad para Abogados?

Irene y Andrea – Los Programas de Movilidad para Abogados se han puesto en marcha en 2022 con el objetivo de enriquecer la experiencia profesional de los abogados del Grupo, tanto a nivel local (entre los equipos del Centro Corporativo) como global (entre los distintos países). El primer programa se denomina Mundo Santander, y está destinado a aquellos abogados que quieran participar en un proyecto de otro departamento jurídico durante un periodo determinado de tiempo (la modalidad puede ser a tiempo completo o parcial, y en formato presencial o remoto).El segundo se denomina Swap Program, y está pensando para aquellos abogados que, teniendo competencias y nivel profesional similares, deseen intercambiar su puesto con otro abogado de un equipo jurídico diferente durante 6 meses (a tiempo completo y en formato presencial). Entre 2022/2023 más de 10 abogados se han beneficiado de este programa, y esperamos que la participación se incremente en los próximos meses.

Anna – A estas iniciativas centradas en el talento humano y en el conocimiento, se suman otras, como si fueran un archipiélago de proyectos, entre ellas los Global Legal Days y The Legal Academy.

Irene y Andrea – Los Global Legal Days (GLDs), patrocinados y dirigidos por el equipo jurídico del Centro Corporativo en colaboración con el país anfitrión cuando se celebran en el extranjero (como ha sido el caso de los GLDs de 2022, que tuvieron lugar en Brasil, o el de los GLDs de 2023, en Portugal), son una convención anual que reúne a todos los abogados del Grupo. A esta reunión asisten todos los abogados in house: más de 200 profesionales en persona y de 800 en remoto desde nuestras oficinas. Entre los asistentes se encuentra una importante representación de la dirección del Grupo (por ejemplo, el Secretario General, el CEO del país anfitrión, los responsables globales de Legal, etc.). Esta convención anual es una oportunidad extraordinaria para debatir la estrategia del equipo, para conocer temas de actualidad, para intercambiar mejores prácticas entre los distintos profesionales y, en definitiva, para motivar a los abogados en su día a día y reforzar el espíritu de pertenencia a un único equipo global. Por otro lado, como comentas, también lideramos nuestra escuela interna “The Legal Academy” a través de la que organizamos formaciones que versan sobre temas legales y de actualidad, y que son impartidas tanto por despachos de abogados externos, como por profesionales internos del Grupo. Algunas de las formaciones que hemos tenido en 2023 han sido sobre inteligencia artificial, el derecho del metaverso, MIFID, ESG, regulación digital, etc..

A estas dos iniciativas se suman tanto los Foros de Conocimiento como las reuniones de dirección, a los que asisten los directores jurídicos del Centro Corporativo. En estas reuniones se deciden las iniciativas estratégicas del equipo y se diseñan los programas de talento y de gestión de personas que se pondrán en marcha a lo largo del año (por ejemplo, el intercambio interno, o swap, de abogados, los planes de sucesión, planes de carrera individualizados, etc.).

Anna – Las iniciativas que hemos comentado tienen en el centro a las personas, vuestros abogados y sus partners dentro de la organización. Hay un aspecto que ayuda mucho a las personas y es cómo se diseñan y se llevan acabo los procesos en los que están involucradas. Y lo que habéis pensado y llevado a cabo nos demuestra como personas, procesos y tecnología no son silos, sino conectores. Para eso, habéis puesto en marcha un Programa de Simplificación y Transformación.

Irene y Andrea – Sí, se trata de reuniones periódicas entre representantes de los equipos jurídicos de cada país con el objetivo de trabajar en la simplificación de procesos internos, automatización de tareas, digitalización de bases de datos, etc. Otro de los objetivos de este grupo es organizar sesiones con expertos en transformación de todo el mundo que sirvan de inspiración a la hora de realizar nuevas propuestas de simplificación. A día de hoy, se han identificado 21 iniciativas, de las cuales se están seleccionando las mejores para que sean implantadas en otras geografías. Por ejemplo, en el caso del Centro Corporativo, se han desarrollado una serie de herramientas tecnológicas que facilitan la función diaria de los abogados y que pueden ser exportadas a otros equipos jurídicos de las diferentes unidades y geografías del Grupo, con el objetivo de digitalizar y automatizar determinados procesos internos, y con el fin de contribuir al rendimiento y evolución del Santander. Entre ellas, destacaríamos (1) la Herramienta del Foro de Inversiones, que permite digitalizar la gestión documental y el proceso en la toma de decisiones sobre propuestas de desarrollo corporativo (fusiones, adquisiciones, operaciones de capital, etc.), homogeneizando el canal de entrada de solicitudes y permitiendo un registro histórico de las mismas(su implantación ha reducido en un 27% el número de operaciones elevadas al Comité Ejecutivo y ha acelerado el plazo de revisión de las mismas en un 20%). También tenemos una (2) Herramienta de ticketing que permite a los abogados visualizar y distribuir, de forma automática y en tiempo real, la carga de trabajo existente en un departamento jurídico; de este modo, en lugar de asignar los asuntos manualmente, se asignan en un plazo máximo de 24 horas y en base a criterios objetivos (como el número de operaciones de cada abogado, su complejidad, etc.) lo que redunda en un mejor servicio al cliente interno. Asimismo, esta herramienta muestra gráficos e informes que permiten analizar la evolución de las peticiones, la categoría de cada petición, etc.. También hemos diseñado (3) una Herramienta de Delegación de Voto, desarrollada con el objetivo de digitalizar este proceso y mantener un registro electrónico de la delegación de Banco Santander, S.A de las solicitudes de voto en las juntas generales de sus filiales; y (4) la Herramienta de Información al Consejero, que consiste en una plataforma digital que permite mantener un registro electrónico con la información relevante y necesaria para la gestión de las empresas, accesible tanto para equipos corporativos como externos. Actualmente seguimos trabajando en el desarrollo de otras herramientas y aplicaciones internas que nos permitan seguir trabajando en nuestra globalización, centralización y eficiencia.

Anna – Muchas gracias, Irene y Andrea. Cerraría esta conversación insistiendo sobre la importancia de la inteligencia generativa humana, como yo suelo llamarla. Tecnología y marcos de trabajo están al servicio de las personas, para que puedan colaborar más adecuadamente, rápidamente, eficientemente y con más propósito. Un Proyecto como el vuestro abre fronteras no solo entre países, sino entre personas y entre marcos de trabajo, generando un sentido de pertenencia a un proyecto común que a veces, en estructuras tan grandes como las vuestras, fácilmente se puede perder. Y al mismo tiempo contribuye desde la primera línea a que hay una evolución de la función jurídica dentro de la empresa, hacía un rol estratégico de partner, ya no más como centro de coste, sino como centro de valor.

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